DC Chamber of Commerce löst die 3 großen Hindernisse für mitgliederzentrierte virtuelle Veranstaltungen

Über die Handelskammer von Washington DC

Die Washington DC Chamber unterstützt die wirtschaftliche Entwicklung, indem sie die Wettbewerbsfähigkeit der Stadt verbessert und ihre Mitglieder mit wichtigen Geschäfts- und Investitionsmöglichkeiten in Verbindung bringt. In Zusammenarbeit mit ihrem Netzwerk wirbt die Kammer für Washington DC als einen großartigen Standort für Unternehmen.

Die Herausforderung

"Unsere Mitglieder wurden "herausgezoomt"!

Die Mitglieder der DC-Handelskammer waren nach langen Arbeitstagen mit Zoom-Anrufen ausgelaugt und brauchten eine Abwechslung zu informationslastigen Präsentationen und Sitzungen. Sie wollten sich aktiv vernetzen mit wen sie wollten und wann sie wollten.

Außerdem kämpfte das Veranstaltungsteam der DC-Kammer mit der Frage , wie man Sponsoren gewinnen könnte. Sponsoren waren entscheidend für die Finanzierung des Veranstaltungsbudgets der Kammer. Das Team der Kammer musste ein virtuelles Sponsoring-Paket erstellen, das das gleiche Engagement und die gleichen Vorteile wie bei einer realen Veranstaltung bot.

• "Sponsoren und Aussteller müssen das Gefühl haben, dass es ihre Zeit wert ist, dabei zu sein...(als Sponsoring-Option) eine Folie in einer PowerPoint-Präsentation wird nicht ausreichen " - Natalie D. Harris, Membership & Business Development, DC Chamber of Commerce

Dieses Hindernis war ein großes Hindernis. Die Kammer konnte erst dann mit der Mittelbeschaffung und der Planung von Veranstaltungen beginnen, wenn sie wusste, dass sie ihren Sponsoren einen echten Mehrwert bieten konnte.

Und die letzte Hürde bestand darin, dass ein winziges Team von nur 5 Mitarbeitern 1400 Mitglieder aus der Ferne unterstützen musste. Es war fast unmöglich, zuverlässige Veranstaltungspartner zu finden, die den Auftrag und die Ziele der Kammer verstehen konnten.

Die ersten beiden Probleme - das Fehlen einer virtuellen Lösung für Mitglieder und Sponsoren - beeinträchtigten den Veranstaltungskalender der Kammer und das Endergebnis. Die Kammer war vom Kurs abgekommen, um ihre Ziele zu erreichen, und der Kalender wurde immer länger.

Um die Kontrolle zurückzuerlangen, testete das Kammerteam zahlreiche virtuelle Veranstaltungstools, darunter auch große Namen, die sich mit dem "besten" interaktiven Erlebnis rühmten.

Leider musste das Kammerteam am Ende die nervenaufreibende Erfahrung machen, eine Veranstaltung indirekt über ein teures Produktionsteam mit komplexer Technologie durchzuführen.

• "Einem Eventmanagement-Team die Organisation und Durchführung unserer Veranstaltung anzuvertrauen, war nicht gut. Unser Team musste selbst aktiv werden."
  - Natalie D. Harris
  

Die Lösung

Die Mitglieder wollten zu einer gezielten Vernetzung zurückkehren. Etwas, das es ihnen ermöglichen würde, die geschäftlichen Kontakte zu knüpfen, für die sie zu den Veranstaltungen kommen!

• "Es ist wichtig, dass unsere Teilnehmer ein Gefühl der Kontrolle haben. Wir nehmen 4 Stunden ihrer Zeit in Anspruch! Wir möchten, dass sie sich auf der Veranstaltung wohlfühlen und das tun können, wofür sie gekommen sind: Netzwerke knüpfen und mit anderen Unternehmen in Kontakt treten."
  - Natalie D. Harris

Freies Networking mit Mitgliedern, die von Tisch zu Tisch hüpften und neue Leute kennenlernten, war genau das, was die Kammer brauchte. Remo passte perfekt und half der Kammer auf drei weitere überraschende Arten.

3 Entzückende Entdeckungen

Die Mitglieder vernetzten sich wieder nach ihren eigenen Vorstellungen: Von der ersten Veranstaltung an, an der nur 60-70 Personen teilnahmen, waren die Mitglieder begeistert davon, sich mit dem digitalen Networking vertraut zu machen. Sie konnten sich ungehindert an Unterhaltungen beteiligen und zum nächsten Tisch wechseln, wenn sie fertig waren. Die Umfrage nach der Veranstaltung war durchweg positiv und lobte, wie einfach Remo zu bedienen war.‍

Sponsoring-Pakete, die etwas bringen: Sponsoren konnten ihre eigenen interaktiven Displays gestalten - sie erhielten eigene Tische, die sie benennen konnten, und konnten interaktive Erlebnisse für die vorbeikommenden Mitglieder einrichten. Herunterladbare digitale Materialien, Videos, interaktive Whiteboards - die Sponsoren wurden mit Begeisterung kreativ und entdeckten unterhaltsame Wege, um die Mitglieder einzubinden.

Einfach zu handhabende Veranstaltungen: Das Kammerteam war wieder in der Lage, seine Veranstaltungen direkt durchzuführen. Ohne zusätzliches Event-Management-Personal oder ein ganzes technisches Team konnte Natalie, die Event-Koordinatorin, eine ganze Veranstaltung nur mit dem Kammerteam durchführen. Dank der benutzerfreundlichen Funktionen von Remo, wie z. B. "Run of Show" zur Voreinstellung von Videos und Präsentationen, konnte sich das Team um die gesamte Veranstaltung kümmern.

• "Wir könnten es selbst machen, anstatt uns auf jemanden verlassen zu müssen, der nicht zum Team gehört!" - Natalie D. Harris
  

Es war auch einfach, den Gästen zu helfen, sich mit Remo vertraut zu machen. Durch das einfache Anhängen von Remo-Anleitungsvideos an die E-Mails zur Gästeregistrierung wurde den Mitgliedern und Sponsoren ein Gefühl der Vertrautheit, des Komforts und der Vorfreude mit der Plattform vermittelt.
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• "Die Mitglieder waren begeistert, Remo zu besteigen und zu erkunden. Und wer möchte nicht gerne ein neues Spielzeug ausprobieren?" - Natalie D. Harris

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