CASSS ist eine gemeinnützige wissenschaftliche Fachgesellschaft mit über 5.000 Mitgliedern aus Industrie, Hochschulen und Behörden. Ziel der Organisation ist es, Menschen zusammenzubringen, um sich zu vernetzen und wissenschaftliche Lösungen auszutauschen.
Durch die Bereitstellung von Bildungs- und Vernetzungsmöglichkeiten für ihre Mitglieder erleichtert die CASSS den Austausch von Ressourcen, Informationen und bewährten Verfahren, die den wissenschaftlichen Kenntnisstand verbessern.
"Der Zweck unserer Organisation ist es, Menschen zusammenzubringen, um sich zu vernetzen, wissenschaftliche Lösungen auszutauschen und die Industrie mit den Aufsichtsbehörden, der FDA und den Aufsichtsbehörden auf der ganzen Welt zusammenzubringen, die alle Vorschriften für die Medikamente und deren Herstellung erlassen."
-Randi Jacobs, Program and Event Technology Manager bei CASSS
Sie tun dies durch eine Reihe von Tagungen, die das ganze Jahr über stattfinden. Diese Tagungen reichen von halbtägigen bis zu mehrtägigen Symposien mit Diskussionen am runden Tisch, Postersitzungen, Ausstellungshallen, interaktiven Panels, kleinen Diskussionsgruppen, Workshops, regionalen Foren und mehr.
Die biopharmazeutische Industrie auf dem Laufenden halten
CASSS veranstaltet jährlich etwa 13 bis 18 Treffen für seine Mitglieder, die sich alle auf unterschiedliche Themen beziehen.
Als Carolyn Slade, Programmmanagerin, und Randi Jacobs, Programm- und Veranstaltungstechnikmanagerin bei CASSS, damit beauftragt wurden, diese vielfältigen und komplexen Veranstaltungen online zu stellen, begannen sie mit der Suche nach einer virtuellen Veranstaltungsplattform.
Sie benötigten eine Lösung, die die Feinheiten ihrer Veranstaltungen nahtlos in ein virtuelles Medium übertragen konnte.
Da Postersitzungen und Rundtischgespräche sehr interaktiv sind, brauchten sie eine Plattform, die es den Vortragenden, Referenten und Teilnehmern ermöglicht, miteinander und mit ihren Forschungsergebnissen zu interagieren.
Die wichtigsten Tools für ein erfolgreiches virtuelles Veranstaltungserlebnis
Nachdem sie Remo getestet hatten, wussten Carolyn und Randi, dass es die richtige Plattform für die Veranstaltungen von CASSS sein würde. Vor allem, weil es den Gästen die Freiheit gab, sich zwischen Tischen und Gebäuden zu bewegen und zu wählen, mit wem und was sie interagieren wollten.
"Carolyn ist diejenige, die uns mit Remo bekannt gemacht hat. Sie hatte davon gehört und viel Gutes darüber gehört. Also stürzten wir uns hinein und haben nicht zurückgeblickt."
Durch die Nutzung der zahlreichen Funktionen und Ressourcen, die Remo bietet, konnte CASSS die Plattform an die Bedürfnisse ihrer Veranstaltungen anpassen und gestalten:
Individuelle Grundrisse
Sie waren in der Lage, Grundrisse zu entwerfen, die zu jedem ihrer Veranstaltungstypen passten, was einen großen Anteil am Erfolg ihrer Veranstaltungen hatte. Sie entwarfen spezielle Designs für Postersitzungen, Rundtischgespräche, Ausstellerhallen und Networking-Empfangshallen. Sie haben sogar das Foyer des Hotels nachgebaut, in dem sie normalerweise ihre Veranstaltungen abhalten.
Sponsoren-Banner
Bei Postersitzungen müssen für jeden Vortragenden individuelle Stände eingerichtet werden, und CASSS konnte dies durch den erfolgreichen Einsatz von Sponsorenbannern virtuell nachbilden. Sie erstellten individuelle Grundrisse und nutzten jedes Sponsorenbanner, um einen "Stand" für jedes Poster einzurichten. Alle Teilnehmer konnten dann einfach zu diesen Ständen gehen und mit dem Vortragenden und seiner Forschung interagieren.
"[Für die Posterhalle] haben wir Quadrate mit kleinen stehenden Kreisen um ein Sponsorenbanner herum, und wir haben Bilder der Posternummern wie P101, P102 erstellt. Dann verwende ich den Namen des Tisches als eigentlichen Titel des Posters. So können die Teilnehmer auf zwei Arten feststellen, wohin sie gehen möchten.
Verlinkung von Veranstaltungen durch Veranstaltungsverzeichnisse
Diese Funktion erwies sich als vorteilhaft für mehrtägige Symposien und größere Veranstaltungen, bei denen Postersitzungen, Rundtischgespräche und andere Rednerveranstaltungen gleichzeitig stattfanden. Die Möglichkeit, Veranstaltungsgebäude miteinander zu verbinden, stellte sicher, dass die Gäste schnell und einfach zwischen den Sitzungen wechseln konnten.
Ankündigungen und Chat-Funktionen
Da mehrere Sitzungen gleichzeitig stattfanden, nutzte das CASSS-Team Ankündigungen und Chats, um die Teilnehmer zu informieren. Sie nutzten diese, um die Teilnehmer zu begrüßen und ihnen Erinnerungen und Hinweise zu geben, z. B. wann eine Veranstaltung in einem anderen Gebäude beginnt und wie sie daran teilnehmen können.
Browserbasierte Plattform
Diemeisten Teilnehmer und Aussteller der CASSS-Veranstaltungen sind Regierungsorganisationen und benötigten daher eine Lösung, die keine zusätzliche Einrichtung oder Downloads erfordert. Die Teilnahme an Veranstaltungen auf Remo wurde für die Gäste vereinfacht, da sie nur Zugang zu einem Browser-Tab benötigten.
Remo Kundenerfolgs- und Chat-Support-Teams
Die prompte Unterstützung durch Remo war ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Planung und Durchführung der CASSS-Veranstaltung.
"Ich weiß, Ihr Team ist klein, aber auch mächtig. Also Hut ab vor ihnen. Ich möchte, dass sie die Anerkennung bekommen, die sie verdienen. Sie sind schnell und reaktionsschnell. Und das ist eine weitere Sache, die uns bei unseren Meetings hilft, da die Teilnehmer jederzeit einfach auf die Schaltfläche "Hilfe benötigen" klicken können.
Die virtuelle Zukunft der biopharmazeutischen Symposien und Tagungen
Durch die Nutzung von Remo für die Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen konnte CASSS seine über 5.000 Mitglieder in Verbindung halten und einbinden.
"Wir hatten sehr erfolgreiche Postersitzungen, und eines der größten Lobesworte, die wir von den Teilnehmern und dem Programmkomitee hörten, war die Tatsache, dass die Posterpräsentatoren live mit den Teilnehmern interagieren konnten."
Seit der ersten Veranstaltung auf Remo hat CASSS viele wichtige Veranstaltungen wie die WCBP-Symposien, die sowohl Diskussionsrunden als auch Ausstellungsräume umfassten, auf der Plattform abgehalten. Außerdem finden auf Remo regelmäßig kleinere Treffen statt, bei denen das Networking im Vordergrund steht. Im Durchschnitt nehmen an diesen Veranstaltungen 150 bis 250 Personen teil.
Im Jahr 2022 wird CASSS seine Veranstaltungen in ein hybrides Format überführen und Remo weiterhin für seine virtuellen Teilnehmer und Veranstaltungen nutzen.
Da die virtuellen Rundtischgespräche am erfolgreichsten waren, hofft die CASSS, diese auch weiterhin auf Remo für ihre virtuellen Teilnehmer veranstalten zu können. CASSS wird auch in naher Zukunft kleinere und intimere Netzwerkveranstaltungen, Diskussionsgruppen und regionale Foren virtuell planen und durchführen.
Sind Sie bereit, die interaktiven Postersitzungen und Rundtischgespräche Ihrer Organisation auf Remo zu veranstalten?
Wie CASSS Remo nutzt, um mehrtägige Symposien, Postersitzungen und Meetings online zu stellen.
