Obwohl die Bedeutung von persönlichen Gesprächen nie abnehmen wird, gibt es Fälle, in denen eine virtuelle Veranstaltung ein unvermeidbarer Aspekt Ihrer Veranstaltungsstrategie ist. Aber wie können Sie eine mehrtägige Konferenz in eine virtuelle Veranstaltung verwandeln? Eine Veranstaltung mit Networking-Möglichkeiten, Lehrveranstaltungen und Einblicken für die Teilnehmer? Und wie können Sie die Gäste während der gesamten Veranstaltung bei der Stange halten, wenn Sie das geschafft haben? Hier kommen die Agenturen für virtuelle Veranstaltungen ins Spiel! Virtuelle Veranstaltungen erfordern das gleiche Maß an Sorgfalt und Aufmerksamkeit wie persönliche Veranstaltungen. Bei beiden Veranstaltungen müssen Sie die Veranstaltung effektiv bewerben, Ihre Teilnehmer einbinden, unvergessliche Momente für die Teilnehmer schaffen und den Erfolg der Veranstaltung nachweisen. Das Einzige, was fehlt, sind der Veranstaltungsort und die Teilnehmer vor Ort. Virtuelle Event-Agenturen übernehmen diese schwere Planung für Sie. Virtuelle Event-Agenturen helfen Ihnen dabei, eine überzeugende Veranstaltung zu gestalten, die weit über einen Computerbildschirm hinausgeht, indem sie virtuelle Events als wertschöpfende, engagementorientierte Erlebnisse und nicht als einfache, einmalige Präsentationen oder Webinare konzipieren.

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal an einem Online-Webinar teilgenommen, sich einen On-Demand-Workout-Kurs angesehen oder an einer Konferenz per Videokonferenz teilgenommen. Vielleicht haben Sie sogar an Ihrem Schreibtisch gesessen und an einer Besprechung teilgenommen. Virtuelle Veranstaltungen umfassen all diese Aspekte. Bei einer virtuellen Veranstaltung interagieren die Teilnehmer nicht persönlich, sondern über das Internet mit der Veranstaltung und ihren Inhalten. Laut Google Trends wird die Welt immer virtueller.

Bedeutung für den Geschäftsbetrieb

Aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 suchen die Unternehmen der Veranstaltungsbranche nach neuen Methoden, um erfolgreich zu sein. Die Technologie spielt dabei eine wichtige Rolle, und viele Unternehmen prüfen bereits die Durchführung virtueller Online-Veranstaltungen als praktikable Option. Die gute Nachricht ist, dass virtuelle Veranstaltungen, wenn sie als strategische Plattform für die Marke und das Geschäft eines Unternehmens genutzt werden, das Potenzial haben, das Engagement des Publikums und den Umsatz zu steigern. Auf der Grundlage unserer Erfahrungen im Veranstaltungsbereich, sowohl persönlich als auch virtuell, möchten wir 5 wesentliche Vorteile einer virtuellen Veranstaltung erörtern, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie demnächst eine Veranstaltung organisieren müssen.

1. Sie können ein größeres Publikum erreichen, indem Sie virtuelle Veranstaltungen durchführen

Wenn es um die Planung von Veranstaltungen geht, ist die Wahl eines geeigneten Datums, Veranstaltungsortes und einer Location entscheidend. Sie könnten sich Gedanken darüber machen, ob der Veranstaltungsort für Ihr Zielpublikum geeignet und zugänglich ist. Ob er behindertengerecht ist, ob er die erforderliche Anzahl von Teilnehmern aufnehmen kann und wie hoch die Ausfallquote aufgrund von Verkehr oder unvorhergesehenen Umständen sein könnte. Mit einer virtuellen Veranstaltung lassen sich mehr als die Hälfte dieser Fragen sofort klären. Solange sie über ein mobiles Gerät oder einen Computer mit Internetzugang verfügen, können die Teilnehmer bequem von zu Hause aus oder von jedem Ort der Welt aus teilnehmen. Da die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen so einfach ist, können sie außerdem zehnmal so viele Menschen anziehen wie eine physische Veranstaltung.

2. Die Marketing- und Verwaltungskosten für virtuelle Veranstaltungen sind minimal

Bei einer virtuellen Veranstaltung können Sie Ihre Marketinganstrengungen und Ihre finanziellen Mittel online konzentrieren. Selbst wenn Sie strategische Allianzen eingehen, müssen Sie nicht für Konferenzbroschüren, Banner oder Plakate bezahlen, um die Marken Ihrer Partner zu bewerben. Alles wird digital, und SEO, E-Mail-Marketing und andere Methoden können Ihnen helfen, den Ertrag Ihrer Werbeausgaben besser zu überwachen.

3. Es ist einfacher, virtuelle Veranstaltungen zu organisieren

Sie haben mehr Kontrolle über den Veranstaltungstag, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen. Sie haben keinen Stress mit der Logistik, der Ausrüstung, der Schulung des Personals vor Ort oder damit, dass Sie an vielen Orten gleichzeitig sein müssen, um Interessenvertreter und Medienbesucher zu treffen. So können Sie sich darauf konzentrieren, dass Sie alle digitalen Ressourcen zur Verfügung haben, die Sie benötigen, um Ihren Gästen ein reibungsloses Erlebnis zu bieten, wie z. B. die von Pigeonhole Live unterstützten Videokonferenz- und Webinar-Funktionen.Falls Sie es noch nicht gehört haben, wir haben unsere Videokonferenz-Integrationen kostenlos zur Verfügung gestellt! Kostenlose, maßgeschneiderte Integrationen mit Plattformen wie Remo und anderen helfen Ihrer Veranstaltung, ein hohes Maß an Publikumsbindung zu erreichen.

4. Ihre Markenstrategie wird von virtuellen Veranstaltungen profitieren

Wenn es etwas gibt, das die Menschen bewundern, dann ist es ein Unternehmen mit einer widerstandsfähigen und innovativen Kultur. Wenn Sie den Wandel so schnell und mit einem so großen Sprung vollziehen, kann das Ihrer Marke helfen, bei Ihrer Zielgruppe gut anzukommen.

5. Virtuelle Veranstaltungen bieten Ihnen schnelle und hilfreiche Informationen, um Ihren nächsten Schritt zu planen

Künftige Entscheidungen werden sich stark auf Daten stützen. Mit dem Pigeonhole Live-Tool Attendee Profiles erfahren Sie z. B., zu welchen Sessions die meisten Fragen von den Teilnehmern gestellt wurden und wer bei Ihrer virtuellen Veranstaltung am engagiertesten war. Dies hilft Ihnen, Ihre Zielgruppe besser zu verstehen und Inhalte oder Kampagnen zu erstellen, die ihren Anforderungen gerecht werden und sie ermutigen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie könnten ihnen sogar eine digitale Präsenz im Tausch gegen ein sofortiges Feedback geben, das Ihnen die nötigen Werkzeuge zur Verbesserung Ihrer nächsten Veranstaltung liefert!

-engagez.com Kürzlich hatte ich das Vergnügen, mit einigen Top-Managern von virtuellen Event-Agenturen zu sprechen. Dies führt mich zu den Fragen, die wir ihnen gestellt haben:

Wie haben virtuelle Veranstaltungen Ihr Unternehmen global und international gemacht?

"Unser Geschäft lief gut auf lokaler Ebene, aber die Hinzufügung von virtuellen Veranstaltungen hat unser Geschäft auf den ganzen Globus ausgedehnt! Die Technologie hat die Welt zu einem viel kleineren Ort gemacht. Da immer mehr Menschen virtuelle Veranstaltungen nutzen, sind sie für Organisationen, die ihre Reichweite, ihren Umsatz und ihre Wirkung steigern wollen, unverzichtbar geworden."

-Chris Borja, Gründer von Borja Virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen"Viele Jahre lang war ich geschäftlich unterwegs und habe für große Unternehmen hochinteraktive persönliche Schulungs- und Beratungsprogramme durchgeführt. Obwohl ich die persönlichen Erlebnisse, die wir schaffen können, liebe, hatte ich immer den Ehrgeiz, dass wir eines Tages in der Lage sein würden, Erlebnisse online zu schaffen. Erlebnisse, die genauso gut sind wie die, die wir schaffen können, wenn wir alle zusammen sind. Als ich im Februar 2020 mit Remo verbunden wurde, wusste ich, dass wir diesen Punkt endlich erreicht hatten. In einem Augenblick musste die ganze Welt gemeinsam Wege finden, die Dinge virtueller als je zuvor zu tun. Wir stellten unsere Schulungs- und Beratungsprogramme auf 100 % Online-Bereitstellung um. Außerdem erweiterten wir unser Angebot, um mehr virtuelle Lösungen für unsere Kunden bereitzustellen, die das, was wir in Bezug auf virtuelle Veranstaltungen, Schulungen und Zusammenarbeit taten, nachahmen wollten. Infolgedessen hat sich unser Kundenstamm weltweit vergrößert und wächst weiterhin rasant. Zu unseren Kunden zählen einige der bekanntesten Unternehmen der Welt, und über unsere Arbeit wurde kürzlich im Wall Street Journal berichtet."

-Kevin Greene, Gründer von iBreakthrough

"ACE Virtual Events begann als virtuelle Eventmanagement-Agentur, die Kunden auf der ganzen Welt mit technischem Support und Hosting-Services in jeder Zeitzone betreut. Wir konzentrieren uns stark auf die Bedürfnisse unserer Kunden und stellen sicher, dass wir ihre Wünsche erfüllen können. Wir haben bei den Veranstaltungen festgestellt, dass sich immer mehr Kunden darauf konzentrieren, ihren Kundenstamm zu erweitern, indem sie international wachsen. Durch den Zugang zu virtuellen Veranstaltungen über Plattformen wie Remokönnen sie ihre Kundenbeziehungen verwalten und sich auf ihr Wachstum konzentrieren. Letztendlich ist ihr Gewinn auch unser Gewinn!"

-Chris Nesbit, Mitbegründer von Ace Virtual Events

"Social ICON hatte gerade ein äußerst erfolgreiches Jahr hinter sich, in dem wir persönliche Firmenveranstaltungen organisiert und durchgeführt haben. Als die Pandemie die Staaten erreichte, gerieten wir zunächst in Panik. Was dann geschah, war geradezu ein Wunder. Virtuelle Veranstaltungen ebneten das Spielfeld in der gesamten Veranstaltungsbranche, und als kleines Unternehmen waren wir in der Lage, schnell und hart zu reagieren. Durch den Aufbau von Beziehungen zu Softwareanbietern, wie Remokonnten wir Kunden auf der ganzen Welt bedienen und mit ihnen in Kontakt treten. Durch virtuelle Veranstaltungen konnten wir unser Geschäft nicht nur aufrechterhalten, sondern sogar verdoppeln."

-Briana Snellgrove, CEO von Soziale Ikone

Warum, glauben Sie, entscheiden sich die Unternehmen trotz der sich langsam wieder öffnenden Welt immer noch für virtuelle Veranstaltungen, anstatt persönliche Events in kleinerem Rahmen zu veranstalten?

"COVID war eine Herausforderung wie keine andere, die wir in unserem Leben erlebt haben. Sie wird auch eine Herausforderung bleiben. Aber die Lektionen, die wir während des COVID gelernt haben, werden wir nicht so schnell vergessen. Eine dieser Lektionen ist, dass virtuelle Veranstaltungen funktionieren! Wenn sie gut gemacht sind, können virtuelle Veranstaltungen Erlebnisse schaffen, die fast genauso gut sind wie die persönliche Anwesenheit vor Ort. Und sie bieten enorme Vorteile gegenüber persönlichen Veranstaltungen in Bezug auf Kosten, Bequemlichkeit, Zugänglichkeit und CO2-Bilanz. Und nicht nur das: In den meisten Fällen sind virtuelle Veranstaltungen den persönlichen Veranstaltungen überlegen. Zweifellos haben wir einen Wendepunkt erreicht, was wir bei iBreakthrough einen "bahnbrechenden Moment" in der Geschichte nennen würden. Ich würde behaupten, dass wir zumindest aus B2B-Sicht jetzt eine "Virtual-First"-Wirtschaft sind.

-Kevin Greene, Gründer von iBreakthrough"Ich glaube, die Welle der Zukunft ist die hybride Veranstaltung, an der die Teilnehmer persönlich oder virtuell teilnehmen können! Mit neuen Technologien wie Remo können sowohl das persönliche als auch das virtuelle Publikum in ein nahtloses Erlebnis eingebunden werden."

-Chris Borja, Gründer von Borja Virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen

"ACE Virtual Events hat bereits damit begonnen, die Auswirkungen der COVID-19 auf virtuelle Veranstaltungen zu untersuchen. Da persönliche Veranstaltungen bereits wieder aufgenommen wurden, glauben wir, dass sich der Bereich der virtuellen Veranstaltungen zwar verlangsamen, aber nicht aufhören wird. Viele Unternehmen konzentrieren ihre Bemühungen darauf, Mitarbeiter- und Kundenschulungen virtuell statt persönlich durchzuführen. Außerdem werden Unternehmen, die ihre Kunden international betreuen, weiterhin virtuelle Veranstaltungen durchführen. Letztendlich werden persönliche Veranstaltungen ein Comeback feiern. Die Mehrheit ist jedoch der Meinung, dass virtuelle Veranstaltungen auf Dauer Bestand haben werden!"

-Jonaed Iqbal, Mitbegründer von Ace Virtual Events 

Glauben Sie, dass virtuelle Eventagenturen in 3 Jahren mehr, gleich viele oder weniger virtuelle Events veranstalten werden?

"Ich glaube, dass virtuelle Veranstaltungen in drei Jahren den persönlichen Veranstaltungen den Rang ablaufen werden, weil sie bequemer und kostengünstiger sind und eine lebensnahe Erfahrung bieten.

-Chris Borja, Gründer von Borja Virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen "Wir glauben, dass virtuelle Veranstaltungen in drei (3) Jahren immer noch genauso präsent sein werden wie persönliche Veranstaltungen und Meetings. Die COVID-19-Pandemie hat die Menschheit gelehrt, dass sie in der Lage ist, virtuell zu funktionieren, und durch Herausforderungen passt sich jeder an. Die Zukunft könnte auch eine fortgeschrittene Version der virtuellen Realität beinhalten. Neuere Technologien werden virtuelle Veranstaltungen nur noch spannender machen. ACE Virtuelle Veranstaltungen Wir freuen uns auf die Zukunft und sind bereit, neue Herausforderungen anzunehmen!"

-Jonaed Iqbal und Chris Nesbit, Mitbegründer von Ace Virtual Events

"Die Welt beginnt sich langsam wieder zu öffnen! Also werden wir alle so schnell wie möglich zu physischen Veranstaltungen zurückkehren, oder? Wir als Unternehmen glauben das nicht. Die Forschung stützt das sicher nicht. Wir sagen nicht, dass physische Veranstaltungen aufhören werden. Aber die Organisatoren werden jede Veranstaltung und die Ergebnisse bewerten und nach den besten Wegen suchen, um den Wert zu steigern. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Vorteile einer physischen Veranstaltung auch bei einer Online-Veranstaltung zum Tragen kommen, und in vielerlei Hinsicht sind Online-Veranstaltungen für Unternehmen besser. Sie können das persönliche Treffen nicht ersetzen, aber für alle anderen Ergebnisse sind Online-Veranstaltungen immer besser, aber es muss mehr als nur ein Webinar sein. Vor allem wollen die Menschen menschliche Erfahrungen machen, denn wir alle haben schon darunter gelitten, dass wir diese vermisst haben, also konzentrieren Sie sich darauf, den Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten, und Sie werden Erfolg haben.

-Andy Sandford, Direktor von Wir sind schlank und agil 

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in diesem Jahr, in dem wir alle gezwungen waren, uns anzupassen, innovative Ideen für virtuelle Veranstaltungen und Verbesserungen in der Veranstaltungstechnik, die diese kreativen Ideen ermöglichen, exponentiell zunahmen. Virtuelle Event-Agenturen tun ihr Bestes, um zu sehen, welche Event-Trends im Jahr 2021 auftauchen werden! Dies ist in erster Linie auf die isolierende und disruptive COVID-19-Epidemie zurückzuführen, die über unsere Welt hinwegfegte. Mit der richtigen Vorbereitung, ein paar witzigen und interessanten Ideen und einer geeigneten virtuellen Eventplattform kann Ihr Unternehmen ein ansprechendes virtuelles Event veranstalten, das Ihre Veranstaltungsziele erfüllt. Im Folgenden finden Sie einige der besten Fragen, die Sie bei einer virtuellen Netzwerkveranstaltung stellen sollten.