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Der ultimative Leitfaden zur virtuellen Veranstaltungsplanung

Virtuelle Veranstaltungen
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Hoyin Cheung

12 Minuten

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Aktualisiert:

3. Mai 2024

The ultimate guide to event planning
Inhaltsübersicht

Planen Sie Ihre nächste große virtuelle Veranstaltung? Dann sind Sie bei uns genau richtig! In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Veranstaltungen wissen müssen, einschließlich der Wahl der richtigen Plattform und fortgeschrittener Strategien für virtuelle Veranstaltungen, um Ihre nächste virtuelle Veranstaltung auf die nächste Stufe zu heben.

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Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Ein virtuelles Event kann einfach als eine Zusammenkunft definiert werden, die online stattfindet. Ähnlich wie persönliche Veranstaltungen zielen virtuelle Veranstaltungen darauf ab, Gleichgesinnte aus verschiedenen Gründen zusammenzubringen, z. B. um Kontakte zu knüpfen, Beziehungen aufzubauen, sich weiterzubilden, zu lernen und vieles mehr. Virtuelle Veranstaltungen können viele Formen annehmen, darunter Webinare, Live-Streaming-Veranstaltungen, Online-Messen und virtuelle Konferenzen.

Das Schöne an virtuellen Veranstaltungen ist, dass jeder überall auf der Welt daran teilnehmen kann, solange er über eine stabile Internetverbindung verfügt. Um persönliche Interaktionen zu imitieren und die Konnektivität zu gewährleisten, werden bei virtuellen Veranstaltungen häufig Tools eingesetzt, die ein interaktives Erlebnis schaffen, wie z. B. Videokonferenzen, Chatrooms, Live-Umfragen und mehr.

Wie funktioniert eine virtuelle Veranstaltung?

A virtual event is an online gathering that simulates an in-person event or set of interactions. To simulate an in-person event, a virtual event platform, like Remo, is used to facilitate the event. The virtual event can take any number of formats including but not limited to panel discussions, live presentations, round table chats, keynote speeches, and so much more. Depending on the platform chosen, participants will also have access to a wide range of features that make interacting online as opposed to in person seamless and effective. This means interacting via chat rooms, live polls, Q&As, video chats, virtual networking sessions, and more. The event host or facilitator will be present during the event to ensure everything runs smoothly from start to finish. This includes welcoming guests, answering any questions, and facilitating activities throughout the event. After the event has concluded, the event host or facilitator may follow up with a survey or questionnaire to collect feedback that can be used to inform future events.

Hybride Veranstaltungen vs. virtuelle Veranstaltungen

Die Entscheidung zwischen einer hybriden und einer virtuellen Veranstaltung kann schwierig sein, vor allem, wenn Sie nicht genau wissen, was die jeweilige Veranstaltung zu bieten hat. Sowohl hybride als auch virtuelle Veranstaltungen zielen darauf ab, Menschen zusammenzubringen. Bei virtuellen Veranstaltungen können die Teilnehmer ausschließlich über eine Online-Plattform teilnehmen, während bei hybriden Veranstaltungen die Teilnehmer sowohl virtuell als auch persönlich teilnehmen können. Die Entscheidung für eine der beiden Varianten hängt weitgehend von Ihrem Ziel ab. Wenn Sie ein Publikum haben, das sich auf ein bestimmtes geografisches Gebiet konzentriert, sollten Sie eine Hybrid-Veranstaltung durchführen. Wenn Ihr Publikum weit verstreut ist und Sie keine geografischen Grenzen haben möchten, ist eine virtuelle Veranstaltung das Richtige für Sie.

Virtuelle Veranstaltungen vs. persönliche Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind das Gegenteil von persönlichen Veranstaltungen, denn sie finden ausschließlich online statt. Persönliche Veranstaltungen haben ein Live-Publikum und finden an einem physischen Ort statt, während virtuelle Veranstaltungen in einer virtuellen Umgebung stattfinden, die ein persönliches Ereignis simuliert. Es ist wichtig zu wissen, dass virtuelle Veranstaltungen umfassender sind. Sie sind weniger kostspielig und leichter zu realisieren.

Virtuelle Meetings vs. virtuelle Veranstaltungen

Haben Sie sich schon einmal Gedanken über den Unterschied zwischen virtuellen Meetings und virtuellen Veranstaltungen gemacht? Virtuelle Meetings sind Echtzeit-Interaktionen, die über ein Videokonferenz-Tool zwischen einer ausgewählten Gruppe stattfinden und normalerweise intern abgehalten werden. Virtuelle Veranstaltungen bieten in der Regel viel mehr als ein virtuelles Treffen und finden oft vor einer viel größeren Gruppe von Personen statt. Bei diesen Personen handelt es sich häufig um ein ausgewähltes Zielpublikum, das sich außerhalb Ihres Unternehmens befindet.

Welche verschiedenen Veranstaltungsarten gibt es bei virtuellen Veranstaltungen?

Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Veranstaltungen. Welche Sie wählen, hängt weitgehend von Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe ab. Hier sind einige der gängigsten Arten von virtuellen Veranstaltungen:

  1. Webinare

Ein Webinar ist eine Online-Präsentation oder ein Workshop, der sich auf ein bestimmtes Thema konzentriert. Diese virtuellen Veranstaltungen werden oft an eine ausgewählte Gruppe übertragen und können von einer einzelnen Person oder einer Organisation veranstaltet werden. Der Hauptnutzen eines Webinars besteht darin, dass Sie Ihr Zielpublikum über ein bestimmtes Thema informieren und gleichzeitig von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit kommunizieren können.

  1. Virtuelle Konferenzen

Eine virtuelle Konferenz oder ein Webinar ist ein Treffen, das aus verschiedenen Gründen in einer virtuellen Umgebung stattfindet. Ähnlich wie bei persönlichen Konferenzen kommen bei virtuellen Konferenzen oft Hauptredner oder eine ausgewählte Gruppe von Fachleuten zusammen, um voneinander zu lernen, zusammenzuarbeiten, ein Brainstorming durchzuführen oder ein Netzwerk aufzubauen.

  1. Virtuelle Begegnungen

Ein virtuelles Treffen ist ein informelles Online-Treffen, das unter Gleichgesinnten mit gemeinsamen Zielen oder Interessen stattfindet. Ein Online-Treffen kann zum Beispiel unter Startup-Gründern stattfinden, die voneinander lernen oder Ideen austauschen möchten, oder auch unter Filmfans, die sich mit anderen Filmliebhabern treffen wollen, um über die Handlung zu diskutieren.

  1. Live-Streaming von Veranstaltungen

Live-Streaming-Events sind Veranstaltungen, die in Echtzeit stattfinden, vom Gastgeber übertragen werden und von den Gästen über das Internet gestreamt werden. Live-Streaming-Events können für alles Mögliche genutzt werden, von einer Produkteinführung über ein Sportspiel bis hin zu einem Webinar. Live-Streaming-Events eignen sich auch hervorragend, wenn Sie Ihre Reichweite erhöhen oder Verbraucher erreichen wollen, die nicht persönlich an einer Veranstaltung teilnehmen können.

  1. Virtuelle Jobmessen

Virtuelle Jobmessen sind Veranstaltungen, die von Arbeitgebern genutzt werden, um mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Ähnlich wie persönliche Jobmessen dienen diese Veranstaltungen dazu, offene Stellen bekannt zu machen und Bewerber kennen zu lernen. Virtuelle Jobmessen sind vor allem in einem virtuellen Umfeld wichtig, in dem Unternehmen möglicherweise Stellen aus der Ferne und nicht persönlich besetzte Stellen besetzen.

  1. Virtuelle Teambuilding-Veranstaltungen

Eine virtuelle Teambuilding-Veranstaltung ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kameradschaft zwischen entfernten Teams zu fördern. Virtuelle Teambuilding-Events werden häufig von Remote-Organisationen genutzt, um die Teamarbeit und Zusammenarbeit durch Spiele oder Herausforderungen zu fördern, die Teamarbeit und strategisches Denken erfordern.

  1. Virtuelle Workshops

Virtuelle Workshops sind Veranstaltungen, die online stattfinden und deren Ziel es ist, den Teilnehmern eine neue Fähigkeit zu vermitteln. Das kann alles sein, von einem Workshop zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz bis hin zu einem Workshop darüber, wie man die psychische Gesundheit bei der Arbeit in der Ferne in den Vordergrund stellt. Es handelt sich um Lernangebote, die häufig von einem Branchenexperten oder einer Fachkraft geleitet werden.

  1. Online-Messen

Online-Messen sind virtuelle Ausstellungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Produkte und Dienstleistungen potenziellen Kunden zu präsentieren, in der Hoffnung, zusätzliche Aufmerksamkeit zu erlangen oder einen Verkauf zu tätigen. Online-Messen, die oft mit virtuellen Ständen und Networking-Möglichkeiten ausgestattet sind, bieten Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, ihre Produkte zu vermarkten und echte Kontakte zu knüpfen.

  1. Virtuelle Produkteinführungen

Virtuelle Produkteinführungen sind Veranstaltungen, bei denen Unternehmen einem Online-Publikum ein neues Produkt, eine neue Funktion oder ein Update vorstellen können, und werden oft mit der Absicht genutzt, ein weltweites Publikum zu erreichen. Diese Veranstaltungen werden von Veranstaltern genutzt, um einen Hype um ein Produkt zu erzeugen, und von Verbrauchern, um mehr über ein Produkt zu erfahren.

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Überlegungen zur Planung und Ausrichtung virtueller Veranstaltungen

Die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung setzt voraus, dass Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind und sorgfältig auswählen, welche Aspekte Sie einbeziehen, um diese Ziele zu erreichen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung beginnen können.

  1. Legen Sie Ihr Veranstaltungsformat und -thema fest

Die Festlegung des Veranstaltungsformats ist der Schlüssel zum Erfolg einer virtuellen Veranstaltung. Um Ihr Format festzulegen, müssen Sie zunächst Ihr Ziel bestimmen. Von dort aus können Sie rückwärts arbeiten und bestimmen, welches Format Ihnen helfen wird, Ihre Ziele zu erreichen. Viele virtuelle Veranstaltungsplattformen ermöglichen es Ihnen, eine vollständig anpassbare Veranstaltung mit einzigartigen Funktionen zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Thema in die Fasern Ihrer Veranstaltung einzubauen. Wenn Sie beispielsweise ein virtuelles Event zum Thema Gesundheit und Wellness veranstalten, können Sie ein Tool wie Remo nutzen, um eine benutzerdefinierte virtuelle Umgebung zu erstellen, die ein Fitnessstudio oder ein Yoga-Studio imitiert.

  1. Identifizieren Sie Ihr Publikum und bereiten Sie die Teilnehmer vor

Die Identifizierung Ihres Publikums ist aus zwei Gründen wichtig: Der erste Grund sind die Vorlieben der Nutzer. Es ist wichtig, Ihre Zielgruppe zu identifizieren, damit Sie eine Veranstaltung konzipieren können, die ihren Vorlieben gerecht wird. Auf diese Weise können Sie in der Vorplanungsphase fundiertere Entscheidungen treffen, die letztlich zu einem positiveren Erlebnis für die Teilnehmer führen. Zweitens ist es wichtig, die Teilnehmer auf Ihre virtuelle Veranstaltung vorzubereiten. Es ist wichtig zu bedenken, dass nicht alle Teilnehmer technisch versiert sind oder sich im Bereich der virtuellen Veranstaltungen auskennen. Für diese Personen können virtuelle Veranstaltungen verwirrend oder sogar überwältigend sein, weshalb es wichtig ist, sie im Voraus vorzubereiten. Dies kann durch das Verteilen von Anweisungen oder sogar eines Informationsvideos vor der Veranstaltung geschehen.

  1. Referenten, Sponsoren und Branchenexperten einladen

Eine virtuelle Veranstaltung ist nur so gut wie ihr Inhalt. Deshalb ist es wichtig, eine umfassende Agenda zu erstellen, die mit wertvollen Segmenten vollgepackt ist. Die Einladung von Branchenexperten und Gastrednern ist eine gute Möglichkeit, Ihre Veranstaltung interessanter zu gestalten und Ihren Gästen einen zusätzlichen Nutzen zu bieten. Diese Abschnitte können dann genutzt werden, um Diskussionen am runden Tisch zu veranstalten oder Networking-Möglichkeiten zu initiieren.

Bevor Sie einen Gastredner auswählen und Fachleute aus der Branche einladen können, müssen Sie erst einmal eine Entscheidung treffen:

  • Legen Sie das Datum und die Uhrzeit Ihrer Veranstaltung fest - wann wird Ihre Veranstaltung stattfinden?
  • Legen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung fest - was sollen die Teilnehmer von der Veranstaltung mitnehmen?
  • Welche Art von Redner suchen Sie - einen Hauptredner oder einen Redner für die Nebenveranstaltungen?
  • Konkretisieren Sie Ihren Marketingplan - planen Sie die Unterstützung Ihrer Referenten bei
  • Werbung für Ihre Veranstaltung?
  • Ihr Budget für einen oder mehrere Redner - sind Sie bereit, dafür zu bezahlen, oder möchten Sie lieber ein Formular einrichten, über das sich Experten bewerben und ihre Zeit freiwillig zur Verfügung stellen können?
  1. Entsprechend budgetieren

Der Schlüssel zur Erstellung eines virtuellen Veranstaltungsbudgets besteht darin, alle Komponenten zu identifizieren, die mit Kosten verbunden sind. Eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über Ihre Kosten zu behalten, ist die Erstellung einer einfachen Tabelle, in der Sie die einzelnen Kosten detailliert auflisten können. Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, um Ihre Veranstaltung zu verwirklichen, ist es wichtig, dass sich jeder an das Budget hält. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team nicht nur über das Budget informieren, sondern ihm auch beibringen müssen, wie man die Ausgaben richtig verbucht. Ihr gesamtes Team muss eine Ausgabenkontrolle verwenden, um offenzulegen, wie viel Geld ausgegeben wurde und wofür es ausgegeben wurde.

  1. Wählen Sie die richtige Plattform für virtuelle Veranstaltungen

Eine virtuelle Veranstaltungsplattform ist eine Softwareanwendung oder ein Tool, das direkt auf Ihr Gerät heruntergeladen oder von der Webplattform übertragen werden kann, um Online-Veranstaltungen wie Seminare, Konferenzen, Workshops und vieles mehr zu veranstalten. In der Regel ist eine Webinarplattform ein umfassendes Tool, das es Ihnen ermöglicht, eine virtuelle Veranstaltung nahtlos mit einer Reihe von Tools zu veranstalten, die Ihnen bei der Planung, Registrierung und Einbindung des Publikums helfen. Zu den Funktionen gehören u. a. Bildschirmfreigabe, Umfragen, Frage- und Antwortrunden, Chaträume und Whiteboards. Eine umfassende Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet auch Analysemöglichkeiten, mit denen Sie Einblicke in die Teilnahme und das Engagement des Publikums gewinnen können, und liefert Ihnen gleichzeitig die Informationen, die Sie für die Gestaltung künftiger Veranstaltungen benötigen.

Virtuelle Veranstaltungsplattformen gewinnen immer mehr an Bedeutung, da Unternehmen auf der ganzen Welt immer mehr auf Remote-First-Strategien setzen. Deshalb ist es wichtig, mehr über die Webinar-Plattformen zu erfahren, die Ihre Zeit wert sind. Es gibt zwar viele Optionen, aber Zoom, Microsoft Teams, Remo, GoTo Webinar und Webex haben sich alle als beliebte Wahl erwiesen.

Welche sind die besten virtuellen Veranstaltungsplattformen für die Durchführung virtueller Veranstaltungen?

  1. Vergrößern

Zoom ist eine Cloud-basierte Videokonferenzplattform, die es Einzelpersonen und Organisationen ermöglicht, virtuelle Meetings, Webinare und Online-Events abzuhalten und daran teilzunehmen. Zoom bietet seinen Nutzern eine Vielzahl von Funktionen für außergewöhnliche virtuelle Erlebnisse, darunter Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe, virtuelle Hintergründe, Aufnahme und Wiedergabe, Chat und Nebenräume. Mit Zoom können Moderatoren oder Gastgeber die Teilnehmer manuell oder automatisch den Nebenräumen zuweisen und je nach Bedarf Zeitpläne festlegen oder Teilnehmer neu zuweisen.

  1. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Kommunikationsplattform für die Zusammenarbeit, die es Einzelpersonen ermöglicht, zusammenzukommen und Informationen in Echtzeit auszutauschen. Mit Microsoft Teams können Sie mit Ihren Kollegen chatten, Video- oder Audioanrufe tätigen oder virtuelle Besprechungen oder Veranstaltungen mit einer Vielzahl von Features und Funktionen abhalten. Auch hier können Moderatoren Nebenräume manuell oder nach dem Zufallsprinzip erstellen und Zeitvorgaben machen oder Nebenräume manuell beenden.

  1. GoToWebinar

GoToWebinar ist eine webbasierte Plattform, die es Organisationen ermöglicht, Live-Webinare, Online-Veranstaltungen und virtuelle Konferenzen zu veranstalten und zu verwalten. Diese Plattform bietet eine breite Palette von Funktionen, darunter benutzerdefinierte Registrierungsseiten, Branding-Optionen, automatische E-Mail-Erinnerungen, Umfragen und Analysen. GoToWebinar ermöglicht es Anwendern wie Ihnen, Ihren Bildschirm, Ihr Video und Ihre Präsentation den Teilnehmern in Echtzeit zu präsentieren und dabei interaktive Funktionen wie Chat, Fragen und Antworten und Handzeichen zu nutzen. Mit dieser Plattform können Benutzer auch bis zu 20 Nebenräume erstellen, in denen die Teilnehmer manuell oder nach dem Zufallsprinzip zugewiesen werden können. Auch hier können die Benutzer Zeitvorgaben festlegen oder diese Nebenräume manuell beenden.

  1. Webex

Webex ist eine webbasierte Plattform für Videokonferenzen und Zusammenarbeit, die es Nutzern wie Ihnen ermöglicht, sich online zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Diese Plattform bietet Funktionen wie HD-Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, virtuelle Hintergründe, Aufzeichnung und Pausenräume. Mit Webex können Benutzer auch virtuelle Meetings, Webinare und Schulungen von jedem Ort und jedem Gerät aus veranstalten und daran teilnehmen.

  1. BigMarker

BigMarker ist eine All-in-One-Plattform für die Veranstaltung von Webinaren, Online-Events und virtuellen Konferenzen. Diese Cloud-basierte Lösung ermöglicht es Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen, hochwertige Webinare und Veranstaltungen mit einer Reihe von Funktionen wie Live-Streaming, Bildschirmfreigabe, Whiteboarding, Abstimmungen, Nebenräumen und mehr zu erstellen, zu verwalten und durchzuführen. Ähnlich wie andere Plattformen unterstützt BigMarker Breakout-Räume, und die Benutzer können Breakout-Räume entweder manuell oder automatisch zuweisen und Timer einstellen oder die Breakout-Räume manuell beenden.

  1. Remo

Remo is a virtual event platform that was built to help users host exceptional experiences. Designed to replicate in-person networking experiences, Remo is the ideal solution for anyone that is looking to host interactive virtual events, conferences, or meetings. Unlike other platforms on this list, Remo provides you with a virtual venue where participants can interact with each other and engage with the event host or speakers. In addition to features like video and audio conferencing, screen sharing, interactive whiteboards, virtual backgrounds, and breakout rooms, Remo also makes it possible for you to create a fully customizable virtual environment for your event.

Fortgeschrittene Strategien für virtuelle Veranstaltungen, um Ihre Veranstaltung auf die nächste Stufe zu heben

Strategy 1: Promote your event

Im Gegensatz zu herkömmlichen Veranstaltungen, die 6 bis 12 Monate Planungszeit benötigen, können Sie eine virtuelle Veranstaltung in kürzester Zeit konzipieren und durchführen. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Tipps, die Sie bei der Werbung für Ihre Veranstaltung beachten sollten:

Vor der Veranstaltung:

  • Erstellen Sie Landing Pages.
  • Senden Sie E-Mail-Erinnerungen.
  • Erstellen Sie eine Website für die Veranstaltung.
  • Versenden Sie Direktmailing-Kampagnen.
  • Finden Sie heraus, wer Ihr Zielpublikum ist.
  • Erstellen Sie Wettbewerbe und Beiträge für soziale Medien.
  • Starten Sie Ihre E-Mail-Marketingkampagnen.

Während der Veranstaltung:

  • Teilen Sie herunterladbare Ressourcen.
  • Versenden Sie weiterhin Erinnerungs-E-Mails.
  • Nutzen Sie Live-Chats oder Chatbots, um Fragen zu beantworten.
  • Organisieren Sie Aktivitäten und Erlebnisse mit Markenzeichen.
  • Aktualisieren Sie die sozialen Medien in Echtzeit (Facebook, Twitter, LinkedIn).

Strategie 2: Erstellen einer benutzerdefinierten virtuellen Umgebung

Das Schöne an der Nutzung virtueller Veranstaltungsplattformen wie Remo ist die Möglichkeit, einen vollständig anpassbaren virtuellen Veranstaltungsraum zu schaffen. Mit virtuellen Veranstaltungsplattformen mit diesen Möglichkeiten sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Sie können Ihrer Fantasie freien Lauf lassen und einen eigenen virtuellen Grundriss erstellen oder mit einem Profi zusammenarbeiten, um Ihre Vision zum Leben zu erwecken.

Strategie 3: Einwerben von Sponsorengeldern

Veranstaltungssponsoring ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kosten für Ihre Veranstaltung zu decken. Und nicht nur das: Eine Liste namhafter Veranstaltungssponsoren schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Virtuelle Veranstaltungsplattformen wie Remo machen es möglich, Sponsoren in Ihre virtuelle Veranstaltung einzubinden, indem sie Ihnen den nötigen Platz zur Verfügung stellen, um sie in Ihren Grundriss aufzunehmen. Alles, was Sie tun müssen, ist einen Grundriss auszuwählen , der Platz für Sponsorenbanner bietet.

Strategie 4: Follow-up mit Umfragen und Erhebungen

Das Sammeln von Feedback nach der Veranstaltung ist eine hervorragende Möglichkeit, um Erkenntnisse zu gewinnen, die sonst nicht zur Verfügung gestanden hätten. Dies ist eine gute Möglichkeit, Feedback zu erhalten, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten und Ihr Netzwerk zu stärken. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, herauszufinden, was richtig und was falsch gelaufen ist, so dass Sie bei künftigen Veranstaltungen auf erfolgreiche Bereiche setzen können.

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Hoyin Cheung

Hoyin Cheung is the Founder & CEO of Remo, where he focuses on enhancing the authenticity of connections at virtual events. With a wealth of experience in event planning, he translates his insights into compelling content aimed at improving virtual interactions. His mission is to empower event professionals with practical tips to foster genuine connections in every virtual gathering.

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