Wie plant man eine virtuelle Veranstaltung?

Denken Sie über die Feinheiten der Planung einer virtuellen Veranstaltung nach? Sie befinden sich in guter Gesellschaft. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Organisator virtueller Veranstaltungen sind oder gerade erst in diesen Bereich einsteigen, liegt die Grundlage für die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung in der Entwicklung einer umfassenden Strategie für virtuelle Veranstaltungen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Veranstaltungsziele

Beginnen Sie damit, das Hauptziel Ihrer virtuellen Veranstaltung zu bestimmen - was ist der Zweck dieser Veranstaltung? Ein klares Ziel hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung im weiteren Verlauf des Planungsprozesses für virtuelle Veranstaltungen. Es hilft Ihnen auch zu messen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung war - wurde das Ziel erreicht oder nicht?

Zu den üblichen Veranstaltungszielen gehören die Generierung von Leads, die Einbindung von Kunden, Bildungsziele, die Bereitstellung von Networking-Möglichkeiten oder die Verbesserung der Unternehmenskultur. Denken Sie daran, dass es kein richtiges oder falsches Veranstaltungsziel gibt. Wichtig ist, dass Ihr Team eine einheitliche Vision davon hat, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen.

Denken Sie bei der Festlegung eines Ziels für eine virtuelle Veranstaltung an das Prinzip der SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden). Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, die Anzahl der Leads zu erhöhen, fügen Sie ein Ziel für die Anzahl der Leads und den Zeitrahmen hinzu. Das SMART-Ziel könnte lauten: "Erreichen Sie innerhalb von 2 Wochen nach Ende der Veranstaltung 5 neue, verkaufsqualifizierte Leads".

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie SMARTe Veranstaltungsziele festlegen? Lesen Sie hier unseren umfassenden Leitfaden zur virtuellen Eventplanung

Schritt 2: Verstehen Sie Ihr Veranstaltungspublikum

Wenn Sie sich ein Ziel gesetzt haben, können Sie sich nun dem Verständnis Ihrer Zielgruppe zuwenden. Sie müssen herausfinden, wer Ihre idealen Teilnehmer sind und wonach sie suchen. Auf diese Weise können Sie Ihre Veranstaltungsinhalte so gestalten, dass sie bei Ihrem Publikum ankommen und Sie Ihr Ziel erreichen. Mithilfe von Umfragen, Marktforschung, der Erstellung von Personas oder sogar der Nutzung von Daten vergangener Veranstaltungen können Sie mehr über Ihr Publikum erfahren.

Berücksichtigen Sie demografische Informationen, wie den Standort Ihres Publikums oder die gesprochenen Sprachen. Dies hilft bei der Festlegung praktischer Details Ihrer Veranstaltung, wie z. B. der Zeitplanung und der Auswahl der Redner. Um Ihr Zielpublikum wirklich zu verstehen, müssen Sie jedoch mehr als nur demografische Daten berücksichtigen.

Sie müssen sich auch mit psychografischen Informationen befassen - was sind ihre Interessen und aktuellen Herausforderungen. Diese Informationen werden Ihnen helfen, ein überzeugendes Thema für Ihre Veranstaltung auszuwählen. Ein Thema, das Ihre Teilnehmer zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung animiert.

Schritt 3: Grundlagen der Budgetierung für virtuelle Veranstaltungen

Die effektive Verwaltung Ihres Budgets für virtuelle Veranstaltungen ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung organisieren. Das Verständnis der verschiedenen Kostenelemente ist der Schlüssel zur Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ohne übermäßige Ausgaben. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der potenziellen Kosten und Strategien für eine kosteneffiziente Veranstaltungsplanung:

1. Kosten für virtuelle Veranstaltungsplattformen: Die Kosten für virtuelle Veranstaltungsplattformen variieren je nach den benötigten Funktionen und der Teilnehmerkapazität. Dies ist oft der teuerste Teil Ihrer Veranstaltung. Denken Sie jedoch daran, dass diese Kosten ein entscheidender Teil Ihrer Online-Veranstaltung sind, also stellen Sie sicher, dass Sie in die richtige Veranstaltungsplattform investieren. Recherchieren Sie, wie viel eine virtuelle Veranstaltungsplattform kostet, und vergleichen Sie die Optionen, damit Sie eine Plattform auswählen können, die Ihren Anforderungen entspricht und in Ihr Budget passt.
2. Marketing-Ausgaben: Wirksame Werbung ist wichtig, um Teilnehmer anzuziehen, muss aber mit Ihrem Veranstaltungsbudget vereinbar sein. Nutzen Sie digitale Kanäle wie soziale Medien oder E-Mail-Marketing für budgetfreundliche Marketingansätze. Diese Kanäle bieten immer noch eine große Marketingreichweite, aber zu weitaus geringeren Kosten im Vergleich zu traditionellen Kanälen. 
3. Honorare für Redner: Je nach Fachwissen und Bekanntheitsgrad können sich die Honorare der Redner erheblich auf Ihr Budget für virtuelle Veranstaltungen auswirken. Denken Sie daran, mit den Referenten niedrigere Honorare auszuhandeln, vor allem, wenn sie sehr bekannt sind. Sie können auch lokale oder weniger bekannte Redner in Betracht ziehen, um die Kosten für virtuelle Veranstaltungen zu senken. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass diese Redner auch eine neue Perspektive in Ihre Veranstaltung einbringen können!
4. Kosten für technische Unterstützung: Ein reibungsloser technischer Ablauf ist unerlässlich, daher sollten Sie die Kosten für virtuelle Veranstaltungsdienste berücksichtigen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter der Veranstaltungsplattform, ob dies in Ihrem Plan enthalten ist. Manchmal kann es sich lohnen, im Vorfeld etwas mehr in den technischen Support zu investieren, um Kosten zu sparen und technische Pannen während der Veranstaltung zu vermeiden.

Da haben Sie es - eine einfache 3-Schritte-Vorlage für die Veranstaltungsplanung!