Virtuelle Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch, aber sie sind nicht alle gleich. Von Zoom-Müdigkeit über mangelndes Engagement bis hin zu einer insgesamt schlechten Teilnehmererfahrung sollten Sie die typischen Fehler vermeiden und tatsächlich ein großartiges Veranstaltungserlebnis bieten, unabhängig davon, ob Sie es online tun oder nicht.

Wir haben uns mit Aleksandra Panyukhina, einer Expertin für virtuelle Veranstaltungen, zusammengesetzt, um Ihnen die besten Ratschläge, Tipps und Best Practices für virtuelle Veranstaltungen zu geben.

Also, ohne Umschweife, fangen wir an.

Über Aleksandra Panyukhina

Aleksandra Panyukhina, die seit mehr als 8 Jahren im B2B-Eventmarketing tätig ist und mit großen Unternehmen wie SEMrush und Veeam Software zusammengearbeitet hat, ist jetzt Expertin für virtuelle Events. Wenn covid auftaucht, beginnt sie, sich im Bereich der virtuellen Veranstaltungen zurechtzufinden. Sie arbeitete mit Start-ups und half ihnen, sich in der neuen Realität zurechtzufinden. Wie sie selbst zugibt, war sie von Anfang an nicht sehr angetan von virtuellen Veranstaltungen: "Ich war anfangs skeptisch gegenüber diesen Veranstaltungen, aber am Ende war ich eine große Befürworterin von virtuellen Veranstaltungen."

Sie wurde zu einem wichtigen Bestandteil der Event-Strategien dieser Unternehmen, indem sie ihnen half, über die Ziele und den Wert nachzudenken, den sie ihrem Publikum zuallererst bieten wollen, bevor sie sich mit der Art und dem Inhalt der Veranstaltung befasst.

Was macht eine gute virtuelle Veranstaltung aus?

Inhalt

Der Hauptunterschied zwischen einer guten und einer schlechten virtuellen Veranstaltung ist der Inhalt. Sie sollten vor allem darauf achten, dass die Inhalte für Ihr spezielles Publikum tatsächlich von Nutzen sind. Das bedeutet, dass Sie originelle, neue und interessante Inhalte auf den Tisch bringen müssen. Aber wie wir alle wissen, ist es nicht einfach, Themen zu finden, die nicht schon zu Tode diskutiert wurden.

"Einzigartige Inhalte, das ist schwierig. Wir können nicht behaupten, dass wir jedes Mal einzigartige Inhalte liefern, aber wir können neue Blickwinkel auf dieselben Probleme bieten. Wir können neue Herausforderungen erörtern und neue Denkansätze für dieselben Konzepte finden. "

Redner

"Finden Sie Referenten, die diese Konzepte mit ihrem Fachwissen umsetzen können."

Der zweitwichtigste Punkt, den Sie im Auge behalten sollten, sind Ihre virtuellen Veranstaltungsredner. Wir alle haben schon an Webinaren, virtuellen Konferenzen oder Live-Veranstaltungen teilgenommen, bei denen das Thema hochinteressant zu sein scheint, aber wenn die Konferenz beginnt, ist der Redner sehr energielos, kennt sein Thema nicht so gut wie erwartet, kann die Konzepte nicht wirklich klar erklären oder hat eine sehr schlechte Vortragsweise. Das kann den Ausschlag für oder gegen die Sitzung geben. Achten Sie also darauf, dass Sie einen energiegeladenen Redner auswählen, der sein Fachwissen zu vermitteln weiß.

Interaktive virtuelle Erfahrungen

Nicht zuletzt können Sie das Online-Erlebnis mit verschiedenen Ideen für virtuelle Veranstaltungen und Aktivitäten verbessern, z. B. mit einem virtuellen Raum für Networking, Foren und einer Art von Gamification. Sie können zum Beispiel Musik, einen Yogakurs, eine Improvisationsshow, Happy Hours und mehr anbieten. Aber all das ist im Grunde nur ein "nice to have", es sollte nie der Hauptfokus sein. 

Die Grundlage ist wirklich der Inhalt und die Art und Weise, wie er vom Redner vermittelt wird;

"Man kann Veranstaltungen gestalten, die Spaß machen und unterhaltsam sind, aber wenn die Leute keine augenöffnende Erfahrung machen, wie einen Aha-Effekt, werden sie sich nicht daran erinnern. Das Publikum interessiert sich dafür, was es mitgenommen hat, mit wem es sich verbunden hat und was es gelernt hat."

Experten auf ihrem Gebiet brauchen diese Aha-Momente, um sich wirklich an die Veranstaltung zu erinnern und sie als wertvoll für sie zu empfinden. Wenn Sie über Fachwissen in einem bestimmten Bereich verfügen, können Sie wahrscheinlich nicht viel mehr über dieses spezielle Thema lernen, aber wenn Sie einen neuen Blickwinkel, neue Ideen, entweder mit Diskussionen oder hochwertigen Inhalten bieten, können sie eine neue Denkweise über ein bestimmtes Thema finden und es als sehr wertvoll empfinden.

Eine gute Möglichkeit, diese Lernerfahrungen zu vermitteln, ist die Bereitstellung neuer und interessanter Inhalte, und die Art und Weise, wie Sie diese vermitteln, ist die Einbindung Ihres Publikums. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Publikum einzubinden, von Breakout-Räumen für Networking über die Struktur der Veranstaltung und die Redner bis hin zur Art der Teilnahme (runde Tische, Diskussionsgruppen, Workshops). Sie können die Perspektive der Teilnehmer auf kreative Weise einholen, sei es während einer Live-Veranstaltung, einer hybriden Veranstaltung oder einer virtuellen Veranstaltung; Sie können Breakout-Sitzungen einrichten, Umfragen vor, während und nach der Veranstaltung durchführen, die Teilnehmer die Diskussionsthemen auswählen lassen, unterhaltsame Initiativen zur Zusammenarbeit durchführen und vieles mehr.

Natürlich muss auch das Publikum selbst dafür sorgen, dass es in die Veranstaltung eintaucht und sich wirklich beteiligt;

"Hören Sie auf, auf Ihre E-Mails oder LinkedIn zu schauen, tauchen Sie in den Inhalt ein und lassen Sie sich davon treiben. Es ist wichtig, dass Ihr Gehirn die Perspektive wechselt und einen Moment erlebt, der sich von Ihrem Alltag unterscheidet, um Ihre Sichtweise zu ändern. Das hilft Ihnen, Ideen freizusetzen. Ihr Gehirn bekommt eine Pause und bringt neue Ideen hervor, die Sie bereits hatten und die einfach nur versteckt waren.

Was ist bei der Organisation Ihrer virtuellen Veranstaltung zu beachten?

Kürzere, aber bessere Sitzungen

Um die bestmögliche virtuelle Veranstaltung zu organisieren, müssen Sie vor allem eines im Auge behalten: den Inhalt. Nicht nur, worüber Sie sprechen werden, sondern auch wie. Wenn Sie die Veranstaltung planen, sollten Sie sich Gedanken über die Anzahl der Sitzungen und deren Dauer machen.

Die Teilnehmer sind bereits den ganzen Tag in virtuellen Meetings, also wollen Sie sie nicht zwingen, jeden Tag eine Million Sitzungen zu besuchen. Teilen Sie die Sitzungen in einige Themenblöcke auf und minimieren Sie die Auswahl, die Ihr Publikum treffen muss. Machen Sie z. B. 2 Blöcke für 2 verschiedene Personengruppen mit einigen 30-minütigen Sitzungen für jeden Block.

Machen Sie es logisch, die Veranstaltung mit verschiedenen Sessions fortzusetzen, die zum Thema und zur Persona passen und wirklich gut miteinander spielen und die Informationen vervollständigen können.

30 Minuten oder weniger reichen in der Regel aus, um alle nützlichen Informationen zu vermitteln.

"Viele Organisatoren bieten 45-minütige Diskussionen, 50-minütige Keynotes usw. an. Selbst bei den interessantesten Inhalten verlieren die Leute nach 30 Minuten die Aufmerksamkeit und driften ab. Bleiben Sie unter 30 Minuten, Sie können tonnenweise Erkenntnisse in 20-25 Minuten packen, solange Sie gut vorbereitet sind und die Informationen destillieren."

Du fragst dich vielleicht, wie du kürzere Sitzungen haben kannst, Aleksandra hat einige sehr gute Tipps:

"Wir neigen dazu, viel Unnötiges zu tun: Diskussionen darüber, warum die Diskussion wichtig ist, allen für ihre Teilnahme zu danken, zu versuchen, die Leute davon zu überzeugen, dass die Veranstaltung großartig ist oder großartig sein wird... Wenn die Leute kommen, wollen sie den Redner hören, sie wissen, dass es wichtig ist, dann muss man das nicht noch einmal betonen. Man kann die Floskeln einfach weglassen und direkt zum Lernteil übergehen.

Hochwertige Audio- und Videoproduktion

Bei virtuellen Veranstaltungen sind die Menschen immer weniger nachsichtig, wenn es um die Video- und Audioqualität geht. Ganz gleich, ob Sie Live-Streams in Echtzeit oder vorab aufgezeichnete On-Demand-Inhalte verwenden, die Qualität Ihrer Videokonferenzen muss erstklassig sein.

Stellen Sie sicher, dass Sie gut ausgerüstet und vorbereitet sind, mit guter Audio- und Videoqualität, einem guten Hintergrund und einer guten Internetverbindung. Mit einer guten Videoqualität können Sie diese Inhalte wiederverwenden, entweder auf Ihrer Website oder in sozialen Medien, oder sie nach der Veranstaltung zur Verfügung stellen.

Live-Inhalte vs. aufgezeichnete Inhalte

Die Verwendung von aufgezeichneten Inhalten anstelle einer Live-Präsentation kann Ihnen helfen, mehr Kontrolle über die Qualität der Präsentation zu haben, aber stellen Sie sicher, dass Sie offenlegen, dass es sich tatsächlich um eine Aufzeichnung und nicht um eine Live-Präsentation handelt. Eine gute Methode wäre, den Redner Fragen und Antworten live beantworten zu lassen, während die Aufzeichnung der Präsentation abgespielt wird.

Sie können sie auch als zusätzliche Vergünstigungen verwenden, die auf Ihre virtuelle Event-Plattform oder Event-Apps hochgeladen werden, um später angesehen zu werden.

Wenn Sie Ihre Inhalte auch nach der Veranstaltung zur Verfügung stellen, kann dies ein Vorteil sein, den die Teilnehmer schätzen. Sie wissen, dass die Leute beschäftigt sind, also haben Sie andere Inhalte für sie vorbereitet.

"Die Botschaft ist hier wichtig, bedauern Sie nicht, dass sie es nicht zu der Live-Veranstaltung geschafft haben, sondern bieten Sie ihnen gute Optionen an. Seien Sie flexibel. Es gibt einige Veranstaltungen, die ausschließlich live stattfinden, aber auch einige Inhalte, die verschickt werden können."

Live-Veranstaltungen sind jedoch immer besser, sie haben etwas Unvorhersehbares, ein gemeinsames Erlebnis, das sie besser macht. Es ist einzigartig. 

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Warum von einer physischen Veranstaltung zu einer virtuellen Veranstaltung wechseln?

Verteilte Kunden oder Publikum

Ein Grund, warum Sie sich für virtuelle statt für physische Veranstaltungen entscheiden sollten, ist, wenn Sie einen sehr verteilten Kundenstamm haben und eine große Veranstaltung (Produkteinführung, Ankündigungen usw.) durchführen möchten. Es ist viel einfacher, eine globale Veranstaltung online abzuhalten, als zu einem bestimmten Ort zu fliegen. Ihre Reichweite ist bei einer virtuellen Veranstaltung viel größer.

"Man kann auch Satelliten oder kleinere physische Veranstaltungen einrichten, die auf die virtuelle Veranstaltung folgen. "

Begrenztes Budget

Ein weiterer guter Grund für eine virtuelle Veranstaltung ist, dass Sie nur ein begrenztes Budget haben. Sie verfügen nicht über Millionen von Dollar oder wollen einfach nicht Hunderttausende von Dollar für eine große persönliche Veranstaltung ausgeben.

"Es ist nicht die schlechte, sondern die kluge Option".

Denken Sie an den Wert, den Sie Ihrem Publikum bieten wollen. Wir wollen dieses globale Gefühl, aber wir wollen, dass sie wissen, dass wir real sind: eine kleine persönliche Veranstaltung statt einer virtuellen, aber wenn Sie zeigen wollen, dass Sie groß sind und viele Besucher haben, können Sie eine sehr coole virtuelle Veranstaltung durchführen und Ihre Ziele erreichen.

Nachhaltigkeit

Ein weiterer wichtiger Grund, virtuelle Veranstaltungen in Betracht zu ziehen, ist der Aspekt der Nachhaltigkeit.

"Nachhaltigkeit kann auch ein sehr guter Grund sein. Virtuelle Veranstaltungen sind nachhaltiger (sehr geringer CO2-Fußabdruck). Wenn dies ein Teil Ihrer Entscheidungsfindung ist, sollten Sie dies klar zum Ausdruck bringen und in Betracht ziehen.

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Was machen die Menschen derzeit bei ihren virtuellen Veranstaltungen falsch? Was muss geändert werden? 

Hier sind einige Dinge, die Veranstaltungsplaner bei ihrer Veranstaltungsplanung und ihrem Veranstaltungsmanagement falsch machen:

• Die Sitzungen sind zu lang
• Zu viele Sitzungen an einem Tag
• Fehlen einer Erzählung oder eines klaren Themas
• Keine Rücksicht auf Ihr Publikum
• Ihr Publikum nicht einbeziehen
• Allgemeiner Inhalt anstelle von hohem Niveau
• Verlassen Sie sich mehr auf Veranstaltungstechnik als auf Qualitätsinhalte

"Nicht jeder ist in der Lage, das Risiko einzugehen, eine Nische zu besetzen, kontroverser zu sein und andere Perspektiven oder eher technische Inhalte zu präsentieren, als sehr allgemeine Inhalte."

Wenn Sie sich nicht scheuen, Risiken einzugehen und viel Mühe in die Entwicklung des Themas stecken, werden Ihre Inhalte bei Ihrem Publikum mehr Anklang finden. Manchmal werden die Themen von Vermarktern und Veranstaltungsplanern festgelegt und nicht von den eigentlichen Experten auf diesem Gebiet. Das Publikum ist fortgeschrittener als sie selbst, was zu generischen Inhalten führt, die für niemanden besonders relevant sind.

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Was macht einen guten Redner für eine virtuelle Veranstaltung aus?

Es gibt ein paar wichtige Punkte, die einen Redner ausmachen oder brechen.

Selbstbewusst in ihren Themen

In erster Linie müssen sie von dem, was sie vortragen, überzeugt sein. Sie sollten nicht nur Experten für ihre Themen sein, sondern auch das Selbstvertrauen haben, auf der Bühne darüber zu sprechen und genug wissen, um Fragen zu beantworten und nach ihrem Vortrag oder in der Fragerunde zu diskutieren.

Die Fähigkeit, Informationen zu destillieren

Manche Leute neigen dazu, viel zu reden, endlose Sätze zu formulieren und zu viel zu erklären, wodurch ihre Sitzungen ziemlich lang und nicht sehr dynamisch werden. Vor allem bei virtuellen Veranstaltungen, da sie keine Publikumsreaktion haben, erklären sie ständig und drehen sich im Kreis.

Die Fähigkeit, den Wert in so wenigen Worten wie möglich zu beschreiben, ist entscheidend. Es ist ein Zeichen von Vertrauen. Es ist sehr wichtig, in wenigen Worten zu sagen, was man meint, spezifisch zu sein, auf den Punkt zu kommen, nicht allgemein zu sein, und umsetzbare Beispiele zu nennen.

"Eine lustige Art, darüber nachzudenken, ist, sie zu ermutigen, im Twitter-Format zu denken: Können die Leute dieses Zitat nehmen und es auf Twitter veröffentlichen? Würde es funktionieren? Würde es verstanden werden? Und einen Mehrwert bringen?"

Sich in einer virtuellen Umgebung wohlfühlen

Sie möchten einen Redner, der sich in einer virtuellen Umgebung wohlfühlt, der über eine gute Ausrüstung verfügt und weiß, wie man die Technologie nutzt. Es ist wichtig, dass er sich mit Audio-Video und virtuellen Veranstaltungen auskennt, sich aber auch um das Erlebnis der Teilnehmer kümmert. Ein professioneller Redner oder jemand, der es gewohnt ist, auf virtuellen Veranstaltungen zu sprechen, verfügt in der Regel über eine gute Ausrüstung und weiß, wie er sich zu präsentieren hat.

"Eine gute Audio- und Videoausrüstung ist für einen Redner genauso wichtig wie ein gutes Outfit oder eine gepflegte Frisur. Bei einer persönlichen Veranstaltung werden Sie nicht in Jogginghosen auftauchen, also warum sollten Sie bei einer virtuellen Veranstaltung mit schlechter Videoqualität oder schlechter Beleuchtung auftauchen?"

Die Fähigkeit, das Publikum zu begeistern

Die Einbindung des Publikums ist sehr wichtig und liegt natürlich auch in der Verantwortung der Organisatoren und Gastgeber, aber es ist ein viel besseres Erlebnis, wenn Ihr Redner auch die Einbindungstechniken kennt und in der Lage ist, Ihr Publikum einzubinden. Sie wollen unter anderem jemanden, der viel Energie hat, charismatisch ist und dynamisch vorträgt.

"Wenn die Redner nicht so einnehmend sind, kann man das mit sehr dynamischen Gastgebern und Moderatoren ausgleichen, die die Energie zwischen den Rednern mit großartigen Überleitungen und Intros auflockern können."

Wie erzielen Sie mit virtuellen Veranstaltungen die beste Rendite für Ihre Investitionen? 

Das hängt ganz von Ihren Zielen ab. Wenn Sie sehr schnell neue Geschäfte abschließen wollen, sind Veranstaltungen vielleicht nicht die beste Wahl. Wenn Sie jedoch Ihre Marke bekannt machen wollen, sind virtuelle Veranstaltungen perfekt.

"Wenn Sie ein Geschäft abschließen müssen, denken Sie an eine Veranstaltung, die dazu beitragen würde, dieses Geschäft abzuschließen, arbeiten Sie mit Ihrem Vertriebsteam zusammen, um die wichtigsten Hindernisse zu verstehen, die es zu überwinden gilt, und gehen Sie diese mit Ihrer Veranstaltung an. Sie können auch Nischenthemen mit weniger Publikum behandeln, die die Konversion wirklich fördern."

Wenn Sie vorausschauend denken und Ihr Ziel eher darin besteht, Ihre Marke bekannt zu machen, ist es gut, größere Veranstaltungen und virtuelle Events durchzuführen. Auf diese Weise können Sie einen ersten Berührungspunkt, ein gewisses Engagement und erste Gespräche erreichen, um Kontakte zu knüpfen und Diskussionen fortzusetzen.

Ein weiteres Ziel könnte darin bestehen, Ihr Content Marketing voranzutreiben. Inhalte, die Ihren Blog füttern und die Sie wiederverwenden können. Virtuelle Veranstaltungen können eine gute Quelle für Inhalte sein, die Sie ohnehin hätten erstellen müssen. Es ist also eine gute Möglichkeit, die Vorteile Ihrer Veranstaltungen zu nutzen und einen besseren ROI zu erzielen.

Sie müssen sich vergewissern, dass jeder mit dem ROI für diese Veranstaltung und dem Grund, warum Sie diese Veranstaltung ausrichten, übereinstimmt. 

"Das Format der Veranstaltung hängt davon ab, was man erreichen will. Wenn man über die Ziele nachdenkt und sich alle über das Ziel einig sind, kann man am Ende zu dem Schluss kommen, dass eine virtuelle Veranstaltung nicht das Richtige ist".

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Welche KPIs sind für Ihre virtuellen Veranstaltungen am wichtigsten zu verfolgen? 

Es gibt 3 Kategorien von KPIs, die Sie für Ihre virtuellen Veranstaltungen verfolgen können: Umsatzbezogene Metriken, nicht-umsatzbezogene Metriken und Publikumssignale.

Einnahmebezogene Kennzahlen :

Wenn Ihr Ziel darin besteht, mehr Einnahmen zu erzielen, sollten Sie einige KPIs im Auge behalten.

• Anzahl der MMS, die teilgenommen haben.
• Zielkonten, die Sie erreicht und angesprochen haben.
• Wie viel von der bestehenden Pipeline war an der Veranstaltung beteiligt.
• Wie viele Kunden sich mit Ihrer Veranstaltung beschäftigt haben.

Veranstaltungen können auch dazu beitragen, dass Ihre Kunden und potenziellen Kunden Sie als vertrauenswürdige Quelle wahrnehmen, und somit Ihre Konversionsrate erhöhen.

Nicht-umsatzbezogene Metriken:

Diese Metriken können sehr unterschiedlich sein, sie können helfen zu erkennen, ob Sie verschiedene Ziele erreicht haben, die nicht direkt mit dem Umsatz verbunden sind, oder die weiter oben im Trichter liegen.

• Erstellte Inhalte und deren Wiederverwendung (soziale Netzwerke, Blogs usw.).
• Markenbekanntheit, Sichtbarkeit.
• Der Verkehr auf der Website nimmt zu.  

Signale des Publikums:

Diese Metriken sind für Eventvermarkter sehr nützlich, um zu verstehen, was funktioniert und was nicht.

• Anzahl der Anmeldungen.
• Anwesenheitsquote.
• E-Mail-Einladungen (Öffnungsrate, CTR).
• Mahnungen, Posts in den sozialen Medien und Follow-up-Leistungen.
• Neue Linkedin-Anfragen, Follower und Kontakte.
• Antworten auf die Feedback-Umfrage.

"Diese Metriken können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Ihre Inhalte bei den Menschen ankommen. Wenn Menschen Ihre Umfragen ausfüllen, E-Mails öffnen und darauf klicken, zeigt das, dass sie sich engagieren."

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Virtuelle Veranstaltungstrends, die wir berücksichtigen sollten?

Unternehmen sollten die Idee virtueller Veranstaltungen nicht aufgeben, nur weil sie jetzt auch persönlich stattfinden können.

"Die Unternehmen, die das Virtuelle nicht aufgeben, werden einen oder mehrere Schritte weiter sein als die Veranstalter, die wieder zum Persönlichen zurückkehren."

Zuerst war es die Pandemie, aber es gibt immer etwas anderes, das eintreten kann: schrumpfende Budgets, Menschen, die jetzt von zu Hause aus arbeiten, globale Nachfrage usw. Virtuell wird es immer geben, egal was passiert.

"Ich denke, es wird interessant sein zu sehen, wie das Virtuelle "erledigt" wird und dass es jetzt wieder persönlich wird, wir werden sehen, wie es läuft. "

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