Die 5 besten Wege zu effektiveren Sitzungen

November 3, 2022

Besprechungen sind eine wertvolle Ressource, die Kollegen und Teammitgliedern die Möglichkeit bietet, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, schwierige Entscheidungen zu treffen, große Ideen zu entwickeln, Beziehungen zu stärken und sich nicht so einsam zu fühlen. Während Meetings in den meisten Fällen zum Alltag gehören, ist die Fähigkeit, ein effektives Meeting zu leiten, eine Seltenheit. In diesem Artikel gehen wir auf 5 Taktiken ein, die Sie sofort umsetzen können, um effektivere Meetings abzuhalten. 

  1. Setzen Sie ein klares Ziel

Jede Besprechung braucht einen Nordstern. Ohne ihn werden Sie nicht in der Lage sein, den Überblick zu behalten oder während der Besprechung organisiert zu bleiben. Ein klarer Nordstern oder ein definierter Zweck hilft den Teilnehmern, genau zu wissen, worum es in der Besprechung geht. Ein Besprechungszweck ist eine einfache Aussage, die den Grund für die Anberaumung einer Besprechung definiert. Ein klarer Zweck verschafft den Teilnehmern nicht nur den nötigen Überblick, um sich auf die Besprechung vorzubereiten, sondern hilft auch dabei, das Gespräch während der Besprechung zu strukturieren und zu lenken. Die Festlegung eines klaren, direkten Ziels hilft den Teilnehmern zu verstehen, warum sie teilnehmen müssen und was von ihnen erwartet wird. 

  1. Sich an eine Sitzungsagenda halten

Es ist fast unmöglich, eine effektive Besprechung ohne eine Tagesordnung zu veranstalten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine gründliche Tagesordnung zu erstellen, ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer genau wissen, was sie von Anfang bis Ende der Sitzung zu erwarten haben. So sind nicht nur alle von Anfang an auf der gleichen Seite, sondern jeder kann auch beim Thema bleiben und mit Überzeugung von einem Gesprächspunkt zum nächsten übergehen.

 

Der erste Schritt zur Nutzung einer Meeting-Agenda ist die Beschaffung des von Ihnen bevorzugten Tools und die Erstellung einer Agenda, die alle wichtigen Gesprächspunkte enthält. Nachdem Sie die perfekte Tagesordnung erstellt haben, können Sie sie an alle eingeladenen Teilnehmer verteilen, um sicherzustellen, dass jeder vor der Sitzung Zugang zu allen relevanten Informationen hat. So können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer ausreichend Zeit haben, sich vorzubereiten und sich Gesprächspunkte oder Fragen auszudenken, die für das Gespräch wichtig sein könnten. Eine umfassende Tagesordnung stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

 

Als Gastgeber oder Moderator der Sitzung sind Sie dafür verantwortlich, dass sich alle an die Tagesordnung halten. Ein guter Weg, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es, jedem Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeit zuzuweisen. Wenn Sie merken, dass die Zeit knapp wird, lenken Sie das Gespräch respektvoll weiter. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Zeitnehmer um zusätzliche Unterstützung zu bitten! Falls erforderlich, können Sie Gespräche unterbrechen und am Ende der Sitzung wieder aufnehmen, wenn Sie das Wort für Diskussionen erteilen. 

 

  1. Eröffnen Sie das Wort für Aktualisierungen

Ein entscheidender Schritt zur Durchführung einer effektiven Besprechung ist es, Zeit für wichtige Aktualisierungen während der Besprechung vorzusehen. Dieser Zeitblock kann genutzt werden, um einen runden Tisch mit Besprechungsplattformen zu bilden. Während dieser Zeit können die Teilnehmer mit wichtigen Neuigkeiten ihre Beiträge vortragen und das Mikrofon an das nächste Mitglied mit einer wichtigen Aktualisierung weitergeben. Ein 15-minütiges Zeitfenster zu Beginn oder am Ende jeder Sitzung stellt sicher, dass es keine Nebengeräusche gibt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Gespräche vom Thema abschweifen, wenn Sie proaktiv eine bestimmte Zeit für Aktualisierungen oder Fragen einplanen. Sie sollten alle Teilnehmer über Ihre Absichten aufklären, damit sie wissen, dass sie die Möglichkeit haben, sich an dem Gespräch zu beteiligen oder Fragen zu stellen.

 

  1. Besprechungsrollen zuweisen

Die Zuweisung von Rollen ist eine gute Möglichkeit, Ihre Besprechung zu organisieren. Wenn Sie festlegen, wer die einzelnen Rollen übernehmen soll, sollten Sie mit Freiwilligen beginnen. Wenn Sie feststellen, dass sich immer dieselben Personen melden, ist es vielleicht an der Zeit, die Rollen neu zu verteilen und jemanden auszuwählen, der sich vielleicht nicht so häufig meldet. Wenn Sie festlegen, welche Rollen besetzt werden müssen, beginnen Sie mit den Grundlagen. Sie brauchen einen organisierten Gastgeber, einen effizienten Protokollführer und einen detailorientierten Zeitnehmer. Wenn Sie die Rollen abwechselnd besetzen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich in jeder Rolle auszuprobieren, halten Sie alle bei der Stange und vermitteln ihnen gleichzeitig wertvolle Führungsqualitäten.  

 

  1. Machen Sie detaillierte Notizen und schließen Sie das Treffen mit den nächsten Schritten ab.

Es gibt nichts Schlimmeres, als während einer Besprechung einen Aha-Moment zu haben und ihn nach der Besprechung wieder zu vergessen. Wenn Sie konzentriert bleiben und sich an alle wichtigen Gesprächspunkte erinnern wollen, ist es unerlässlich, dass Sie sich Notizen machen. Hier kommt Ihr Notizenmacher ins Spiel. Wenn Sie sich detaillierte Notizen zu allen wichtigen Punkten, Themen, Diskussionen oder Entscheidungen machen, die während der Besprechung auftauchen, können Sie sicher sein, dass nichts verdrängt oder vergessen wird. 

 

Das Anfertigen von Notizen ist auch für Teammitglieder wichtig, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten. Ihre Besprechungsnotizen können am Ende der Besprechung verteilt werden, damit alle anwesenden oder nicht anwesenden Teammitglieder die Möglichkeit haben, das Besprochene zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nachzulesen oder auf wichtige Materialien zurückzugreifen. 

 

Detaillierte Notizen stellen außerdem sicher, dass alle sachdienlichen Informationen, die für die Durchführung der nächsten Schritte benötigt werden, dokumentiert und berücksichtigt werden. Wenn in der Sitzung Punkte angesprochen wurden, die erledigt werden müssen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, ein Teammitglied mit diesem Punkt zu betrauen. Vergewissern Sie sich bei der nächsten Besprechung, dass alle Beteiligten die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigt haben. 

 

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