Jetzt, wo die Pandemie etwas besser unter Kontrolle ist und sich die neue Normalität einstellt, sind Hybridkonferenzen beliebter denn je! In der Vergangenheit konnten nur virtuelle Veranstaltungen mit Einschränkungen stattfinden. Doch mit der Einführung des Impfstoffs sind nun auch hybride Konferenzen und Veranstaltungen möglich.

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Was ist eine Hybridkonferenz?

Was ist eine Hybridkonferenz, werden Sie sich fragen? Eine perfekte Mischung aus einer persönlichen Live-Veranstaltung und einer virtuellen Veranstaltung. Sie können zur gleichen Zeit stattfinden oder getrennte Veranstaltungen sein. So können die physischen und virtuellen Teilnehmer auf der gleichen Veranstaltung miteinander kommunizieren. Sie können auch Ihre übliche persönliche Veranstaltung um eine virtuelle Komponente erweitern (z. B. durch einen Live-Stream und virtuelles Networking).

Warum sollten Sie eine hybride Veranstaltung durchführen?

Hybride Veranstaltungen haben viele Vorteile, wie z. B:

• Erhöhte Reichweite bei mehr potenziellen Gästen
• Weitere Möglichkeiten für Sponsoring und Partnerschaften
• Größere Flexibilität für Ihre Gäste
• Und denken Sie an den CO2-Fußabdruck, der entsteht, wenn Sie ein internationales Publikum zu Ihrem persönlichen Treffen einfliegen!

Sie können erfolgreiche Hybrid-Events für Ihre Messen, virtuellen Konferenzen, Webinare und vieles mehr erstellen!

Welche Ausrüstung wird für ein Hybrid-Meeting benötigt?

Möglicherweise benötigen Sie für Ihre physische Veranstaltung eine Live-Streaming-Ausrüstung, damit Ihr virtuelles Publikum die Veranstaltung in Echtzeit verfolgen kann. Zum Beispiel Kameras, Tontechnik, einen Live-Streaming-Dienst (YouTube Live, Twitch, Vimeo, TikTok Live, etc.)

Außerdem benötigen Sie ein gutes Videokonferenz-Tool (wie Zoom oder Microsoft Teams) oder noch besser ein Netzwerk-Tool, mit dem Ihre Teilnehmer zwischen den Präsentationen und Webinaren herumlaufen und miteinander sprechen können.

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Vergewissern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Hilfsmittel für die Veranstaltung zur Verfügung haben, wie z. B. Ihre Keynote, Ihr Videokonferenz-Tool und Ihre Webcast-Ausrüstung, damit Sie das bestmögliche virtuelle Erlebnis bieten können.

Die 3 besten Strategien für Ihre Hybridkonferenz

Aber die Planung und Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung kann für Neueinsteiger schwierig sein. Es gibt einige Richtlinien für Hybridkonferenzen, die wir alle befolgen sollten. 

Das mag entmutigend klingen, aber keine Sorge - wir unterstützen Sie dabei! Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über unsere 3 besten Strategien, um mit einem gemischten Ansatz Erfolg zu haben.

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1. Einen Plan machen

Wie das Sprichwort sagt: Wer sich nicht vorbereitet, wird scheitern. Dieses Sprichwort gilt auch für Ihre Hybridkonferenz, die Ziele braucht, um zu funktionieren. Sie und Ihr Eventmanagement-Team müssen sich vor der Veranstaltung treffen, um die Ziele festzulegen, die Sie erreichen wollen. Hier sind einige Dinge, die Sie planen müssen:

• Budget: Legen Sie fest, wie viel Sie für Ihre physischen und virtuellen Veranstaltungen ausgeben wollen, und gehen Sie davon aus. Denken Sie daran, dass bei hybriden Veranstaltungen andere Kosten anfallen, z. B. für eine virtuelle Veranstaltungsplattform.
• Ort: Auch wenn Ihre hybride Konferenz online stattfindet, brauchen Sie einen Ort für Ihr physisches Publikum.
• Soziale Distanzierung für persönliche Teilnehmer: Achten Sie darauf, dass Sie die für die Pandemie geltenden Regeln einhalten, je nachdem, wo Ihre persönliche Veranstaltung stattfindet. 
• Zeitplanung: Wie lang werden Ihre Sitzungen sein? Werden Sie viele Vorträge zur gleichen Zeit halten oder einen Hauptredner?
• Zeitzonen: Stellen Sie sicher, dass möglichst viele Teilnehmer aus der Ferne an Ihrem virtuellen Meeting teilnehmen können, indem Sie die richtige Zeit in der richtigen Zeitzone wählen.
• Team: Benötigen Sie neue Mitarbeiter oder Moderatoren für Ihre Hybridveranstaltung? Wenn hybride Veranstaltungen für Ihr Team neu sind, ist es eine gute Idee, neue Mitarbeiter mit Erfahrung einzustellen.
• Anmeldeverfahren: Wie nehmen die Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung teil? Bekommen Teilnehmer aus der Ferne einen Link per E-Mail? Was ist mit Teilnehmern, die vor Ort an der Konferenz teilnehmen?
• Werbung: Von sozialen Medien über E-Mail bis hin zu On-Demand-Inhalten - denken Sie über alle Möglichkeiten nach, wie Sie Ihr Hybrid-Event bewerben können.

Sobald Sie einige dieser Fragen beantworten können, sind Sie bereit, mit Ihrer Veranstaltung zu beginnen.

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2. Binden Sie Ihr Publikum ein

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Je fesselnder Sie Ihre Hybridkonferenz gestalten, desto erfolgreicher wird sie sein. Wir alle haben schon einmal Bildschirm- oder Zoom-Müdigkeit erlebt, also sorgen Sie dafür, dass Ihr Publikum wach bleibt. Hier finden Sie einige ansprechende Funktionen, mit denen Sie Ihre Veranstaltung interaktiver gestalten können:

• Breakout-Räume: Sie helfen Ihren Gästen, sich in einem intimeren Rahmen zu unterhalten. Es kann einen Stand für jeden Aussteller geben, Tische für persönliche Gespräche, die echte menschliche Kontakte fördern.
• Anpassbare Grundrisse: Bringen Sie Ihre Veranstaltung an einen völlig neuen virtuellen Ort. Sie können sogar Ihren realen Standort nachbilden, so dass die Teilnehmer aus der Ferne das Gefühl haben, Teil der Live-Veranstaltung zu sein.
• Umfragen: Diese Funktion eignet sich hervorragend, um Gruppenfragen an ein größeres Publikum zu stellen. 

Achten Sie darauf, dass Sie auch charismatische Redner auswählen, die Ihr Publikum in die Diskussion einbeziehen. Je ansprechender Ihre Veranstaltung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Teilnehmer auch in Zukunft wiederkommen werden.

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3. Führen Sie Ihr Team gut

Sie müssen Ihr Team für die Veranstaltung fast in zwei Teile aufteilen. Sie brauchen ein physisches Team und ein virtuelles Team. Versuchen Sie, einen Veranstaltungsplaner auszuwählen, der mit den beiden Teams kommuniziert, damit alle auf der gleichen Seite für Ihre Hybrid-Konferenz sind.

Möglicherweise müssen Sie Ihre Teammitglieder zusätzlich schulen, wenn Hybridveranstaltungen neu sind. Das Gute daran ist, dass dies eine Investition in Ihre Zukunft ist. Viele Menschen genießen die Flexibilität hybrider Veranstaltungen, so dass Ihr Team in Zukunft für diese Veranstaltungen gerüstet sein wird.

Wie geht es weiter?

Jetzt, wo Sie unsere Tipps für hybride Konferenzen gelesen haben, sind Sie bereit! Beginnen Sie mit der Planung Ihrer nächsten Hybrid-Konferenz. Ihr Publikum und Ihre Teammitglieder werden die Tipps, die Sie gelernt haben, zu schätzen wissen. 

Der erste Schritt bei der Planung Ihres Hybrid-Events ist eine Event-Plattform. Remo hat eine großartige Plattform, die Sie für Ihre Veranstaltung nutzen können. Mit anpassbaren Grundrissen, einem makellosen Präsentationsmodus und interaktiven Funktionen haben Sie alles, was Sie brauchen. 

Probieren Sie unseren kostenlosen Plan aus, um sich selbst ein Bild von dem Produkt zu machen, oder noch besser, nehmen Sie an einer unserer geführten Touren durch das Tool teil!

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