Persönliches Engagement wird in unserer Kultur und Gesellschaft immer wertvoll sein. Es gibt jedoch Fälle, in denen die virtuelle Teilnahme ein wichtiger Aspekt Ihrer Veranstaltungsstrategie ist. Aber wie können Sie eine mehrtägige Konferenz in ein virtuelles gesellschaftliches Ereignis umwandeln, das mit Networking-Möglichkeiten, Lehrveranstaltungen und den Erkenntnissen der Teilnehmer ausgestattet ist? Wie hält man das Interesse der Gäste während der Veranstaltung aufrecht, wenn man das geschafft hat? Ein virtuelles gesellschaftliches Ereignis erfordert das gleiche Maß an Aufmerksamkeit und Sorgfalt wie ein physisches Ereignis. Bei beiden Veranstaltungen müssen Sie die Veranstaltung erfolgreich vermarkten, Ihre Teilnehmer einbinden, schöne und unvergessliche Momente für sie schaffen und den Erfolg der Veranstaltung nachweisen. Nur der Ort und die Anwesenheit vor Ort fehlen noch. Sie können jedoch eine überzeugende Veranstaltung aufbauen, die weit über einen Computerbildschirm hinausgeht, wenn Sie virtuelle soziale Veranstaltungen als wertschöpfende, auf Engagement ausgerichtete Erlebnisse und nicht als einfache einmalige Präsentationen oder Webinare betrachten. In diesem Beitrag erläutern wir, wie man ein virtuelles soziales Event veranstaltet! Virtuelle gesellschaftliche Veranstaltungen werden in vier Veranstaltungstypen unterteilt:

1. Webinare

Diese Veranstaltungen dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Webinare ermöglichen es den Teilnehmern weltweit, virtuell zuzuhören und sich einem oder mehreren Moderatoren anzuschließen, die das Thema vermitteln. Unternehmen können kostenlose Webinare veranstalten oder die Teilnahme für Gäste kostenpflichtig machen, indem sie Online-Zahlungssysteme nutzen. Sie nutzen häufig Videokonferenzfunktionen, die Fragen und Antworten ermöglichen, die Option, Live- oder vorab aufgezeichnete Videos zu zeigen, und die Möglichkeit, die Veranstaltung nach der Veranstaltung als On-Demand zur Verfügung zu stellen. Diese Art von Veranstaltung hat sich aufgrund ihres einmaligen Schulungscharakters mit hundertprozentiger virtueller Teilnahme durchgesetzt. Interne und externe Schulungen sind Beispiele dafür.

2. Hybride interne Ereignisse

Townhall-Meetings, Verkaufsstarts, unternehmensweite Veranstaltungen, Schulungen, Abteilungsbesprechungen und andere Veranstaltungen fallen unter diese Kategorie. Darüber hinaus werden interne hybride Meetings eingesetzt, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen zu übermitteln, wenn die Mitarbeiter nicht alle am selben Ort versammelt sind, und zwar in Unternehmen, die sich über mehrere Länder oder sogar Kontinente erstrecken. Es wäre zwar ideal, alle Mitarbeiter an den Hauptsitz Ihres Unternehmens zu fliegen, doch wäre dies zu teuer und zeitaufwändig in der Planung.

3. Externe hybride Ereignisse

Diese Versammlungen sind für Personen gedacht, die nicht mit Ihrem Unternehmen verbunden sind. Benutzerkonferenzen und Branchenkonferenzen sind ebenfalls eine Möglichkeit. Diese Veranstaltungen erfordern ein höheres Maß an Videoproduktion, um sicherzustellen, dass virtuelle Gäste das gleiche Maß an Service erhalten wie die Teilnehmer vor Ort. Teilnehmer, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, können dennoch an diesen Aktivitäten teilnehmen und lernen. Es ist eine Herausforderung, bei externen hybriden Veranstaltungen das gleiche Erlebnis zu bieten, da persönliche Teilnehmer möglicherweise effektiver netzwerken und sich effizienter mit Informationen beschäftigen als virtuelle Teilnehmer.

4. Virtuelle Konferenzen

Virtuelle Konferenzen sind, wie persönliche Konferenzen, um ein Live-Programm herum organisiert, das Keynotes, Sitzungen, Breakout-Sitzungen und mehr enthält. Darüber hinaus können virtuelle soziale Veranstaltungen Informationen aus vielen Sitzungen sowie Funktionen zur Einbindung der Gemeinschaft enthalten. Virtuelle Social Events sind zwar bei der Lead-Generierung und beim Networking nicht so effektiv wie persönliche Veranstaltungen, aber sie ermöglichen es den Teilnehmern, Keynotes in Echtzeit zu sehen, ihren Zeitplan aus relevanten On-Demand-Informationen zu erstellen und sich mit anderen Teilnehmern auszutauschen. Wie können Sie nun eine traditionelle Veranstaltung in ein Online-Erlebnis umwandeln, indem Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen? Lesen Sie weiter...Die Coronavirus-Pandemie wird Sie zweifellos dazu zwingen, Ihr Verhalten im Berufs- und Privatleben anzupassen, aber sie wird Ihnen auch einen Grund liefern, aus Ihrer Komfortzone herauszutreten und etwas Neues zu versuchen. Die Umstellung von einer physischen auf eine digitale Veranstaltung ist zwar nicht ganz unproblematisch, aber wenn Sie sich gut organisieren und dafür sorgen, dass Ihre Teilnehmer vorbereitet sind, haben Sie gute Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis.

Schritt 1. Erstellen Sie einen Zeitplan

Da bei virtuellen Veranstaltungen nicht alle Teilnehmer gleichzeitig im selben Raum sein können, ist das Management der Schlüssel, um den Überblick zu behalten. Die Teilnehmer können sich auf derselben virtuellen Seite befinden, indem sie einen Zeitplan für den Tag, die Woche oder die Dauer der Veranstaltung erstellen. Ein Zeitplan für den Tag hilft, die Erwartungen festzulegen, und stellt sicher, dass Präsentationen und Aufführungen pünktlich stattfinden. Denken Sie daran, bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung natürliche Pausen einzuplanen, genau wie bei der Organisation einer persönlichen Veranstaltung.

Schritt 2. Versenden Sie eine Mitteilung, in der Sie die Richtlinien für die Veranstaltung erläutern

Auch wenn sich das Live-Streaming einer Veranstaltung von zu Hause aus weniger formell anfühlt als ein öffentliches Treffen, gibt es dennoch einige Regeln für Etikette und digitalen Anstand zu beachten. Vergewissern Sie sich, dass jeder weiß, wie er seine Mikrofone zum Schweigen bringt und abwechselnd spricht, vor allem, wenn Ihre Veranstaltung mehrere Redner oder Interaktionen umfasst. Auf diese Weise wird verhindert, dass sich Reden überschneiden oder unzusammenhängend werden. Eine kurze E-Mail zur Erläuterung dieser Grundsätze sollte ausreichen, um unerwünschte Unterbrechungen oder Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 3. Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer über die erforderliche Hardware, Software und Konferenzverbindungen verfügen.

Bei der Vorbereitung einer virtuellen Veranstaltung ist es wichtig zu prüfen, ob jeder Teilnehmer über die richtige Ausrüstung verfügt und weiß, wie er auf die Sitzung zugreifen kann. Die Teilnehmer benötigen mit ziemlicher Sicherheit bestimmte Geräte oder Peripheriegeräte, um in Echtzeit mit einer guten Verbindung zu streamen. Ist dies nicht der Fall, können sie von der Veranstaltung völlig ausgeschlossen werden. Neben einer sicheren Internetverbindung ist eine zuverlässige Konferenzausrüstung mit guten Hardware- und Softwarekomponenten erforderlich. Können die Teilnehmer über ihren Webbrowser an der Konferenz teilnehmen oder müssen sie vor Beginn der Sitzung ein bestimmtes Programm installieren? Informieren Sie sie frühzeitig und sagen Sie ihnen, was sie tun müssen. Vergewissern Sie sich, dass alle URLs, Passwörter und Verfahren für die Teilnahme an der Besprechung im Voraus verschickt werden.

Schritt 4. Vorbereitung des virtuellen sozialen Ereignisses durch die Teilnehmer

Wenn Technologie im Spiel ist, wird es immer wieder zu Benutzerfehlern kommen. Virtuelle gesellschaftliche Veranstaltungen sind nicht alle gleich. Es gibt viele Tools für Videokonferenzen und Alternativen zur Veranstaltungstechnik. Nehmen Sie das digitale Wissen (oder das Fehlen davon) Ihrer Teilnehmer nicht als selbstverständlich hin. Es ist ideal, vor der Veranstaltung einen Leitfaden für die Teilnehmer zu erstellen, in dem erklärt wird, wie sie zur Veranstaltung gelangen, welche Sitzungen stattfinden und vieles mehr. Ermöglichen Sie es den Gästen, vor Beginn der Veranstaltung zu versuchen, Sitzungen zu starten oder Nachrichten zu versenden. Dies verringert die Anspannung der Gäste, reduziert die Flut von Anfragen am ersten Tag der Veranstaltung und sorgt für ein besseres Gesamterlebnis der Veranstaltung. Dieses Handbuch muss nicht unbedingt veraltet sein. Wird es einen Gastgeber für Ihre Veranstaltung geben? Lassen Sie ihn ein Einführungsvideo drehen, das die Gäste unterrichtet und gleichzeitig humorvoll ist.  

Schritt 5. Verwenden Sie auffällige Grafiken

Visuelles Material hat einen ebenso großen Einfluss auf virtuelle gesellschaftliche Veranstaltungen wie die gesprochenen Teile. Es ist wichtig, Bilder hinzuzufügen, die Ihre Präsentation oder Besprechung ergänzen und nicht von ihr ablenken. Ziehen Sie in Erwägung, neben der mündlichen Botschaft auch einschlägige Diagramme, Karten, Infografiken oder sogar Videoclips zu verwenden. Visuelles Material sollte das Interesse Ihrer Zuhörer wecken und sie zum Zuhören anregen, und wenn Ihre Grafiken interaktiv sind, ist das umso besser. Denken Sie daran, dass einige Ihrer Teilnehmer visuelle Lerntypen sind, die gerne mit Hilfe von Grafiken, Bildern und Farben lernen, während andere lieber mit Hilfe von Audiodateien lernen. Die kollaborative Kommunikation kommt jedoch allen zugute, da sie neue Ideen hervorbringt und komplexe Techniken verdeutlicht.

Schlussfolgerung

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